وب کنفرانس (جلسه مجازی) چیست؟

وب کنفرانس (Web-conference) نوعی از ارتباط زنده و هم‌زمان تصویری است که بین دو یا چند نفر برقرار می‌گردد. در این نوع ارتباط اشخاص از نقاط مختلف می‌توانند از طریق اینترنت در یک فضای مجازی با یکدیگر ارتباط زنده و آنلاین داشته باشند.

برگزاری جلسات به این شکل، امکان به اشتراک‌گذاری تصویر، صدا، صفحه نمایش و انواع مختلفی از فایل‌ها را بین افراد حاضر در جلسه، فراهم می‌کند. بستر‌های برگزاری وب کنفرانس ممکن است به‌صورت سرویس‌های اینترنتی (Software as a Service – SaaS) و یا نرم‌افزارهای سازمانی باشند که در سرورهای داخلی شرکت‌ها نصب می‌شوند.

اکثر این بسترها از طریق یک مرورگر اینترنتی در دسترس هستند، اما برخی از آن‌، نیاز به نصب یک نرم‌افزار بر روی کامپیوتر و یا نصب نسخه اندروید یا iOS آن بر روی موبایل و تبلت دارند.

چرا وب کنفرانس برگزار کنیم؟

سرعت رشد کسب‌وکارها در عصر اینترنت می‌تواند برای هر شرکتی در هر مقیاسی دلهره‌آور باشد. در اغلب موارد پس از انتخاب تکنولوژی موردنیاز کسب‌وکار و تخصیص بودجه برای آن، با سیلی از تغییرات و ابزارهای جدید مواجه می‌شوید. اما بسترهای وب کنفرانس فارغ از امکانات متنوع به ابزاری ضروری برای کسب‌وکارها تبدیل شده‌اند.

تیم‌های سازمانی مانند فروش، فنی، پیشتیبانی و … امروزه بیش از هر زمان دیگری به‌صورت غیرمتمرکز فعالیت می‌کنند. بسترهای وب کنفرانس به شما این امکان را می‌دهند که جلسات خود را به‌صورت نامتمرکز برگزار کنید و با افراد فارغ از نواحی جغرافیایی و اختلاف زمانی به‌صورت مستقیم ارتباط داشته باشید.

همچنین برخلاف چت‌های تصویری متداول، امکان حضور چندین نفر را به‌صورت هم‌زمان برای شما فراهم می‌کنند و شما می‌توانید مدیریت جلسه را به هر یک از افراد حاضر در اتاق واگذار کنید.

همه سرویس‌های وب کنفرانس امکان ارایه صدا و تصویر را فراهم می‌کنند اما برخی از بسترها از امکانات اشتراک دسکتاپ، مدیریت اسپیکر، پیام متنی (چت)، وایت‌برد و امکانات دیگر نیز پشتیبانی می‌کنند. به این‌ها امکان ایجاد اتاق‌های متعدد کنفرانس به‌صورت همزمان را نیز اضافه کنید.

۸ مزیت برگزاری وب کنفرانس

فناوری‌های مختلفی اعم از ایمیل، پیام‌رسان‌های سازمانی و عمومی و … برای ارتباط اعضای تیم در دسترس است، اما مزایای متعدد وب کنفرانس باعث شده برگزاری رویداد به این شکل جایگزین مناسبی برای جلسات معمول باشد. در ادامه به معرفی برخی از این مزایا می‌پردازیم.

۱- کاهش هزینه سفر با وب کنفرانس

وب کنفرانس، نسبت به کنفرانس‌های فیزیکی هزینه کمتری برای شما دارد و همچنین بهینه‌تر هستند. سفر چه داخلی چه بین‌المللی، همیشه دارای تاثیر مالی بر روی کسب‌وکار شماست. پرداخت‌های مرتبط به بلیط‌های هواپیما، تاکسی و … مقدار زیادی از منابع مالی سازمان را اتلاف می‌کند. همچنین سفر یکی از افراد مهم کسب‌وکارتان به‌صورت مداوم می‌تواند باعث ایجاد کمبود منابع انسانی ارزشمند برای شما باشد.

در کنار هزینه‌های حمل و نقل، هزینه‌های اقامت نیز موضوع دیگری در ماموریت کارکنان است که برگزاری وب کنفرانس‌ می‌تواند تا حد زیادی این مشکلات را برطرف نماید.

از آنجایی که همه افراد در مکان مشخصی حضور پیدا نمی‌کنند، لزومی بر صرف منابع مالی و زمان برای سفر وجود ندارد. شرکت‌کنندگان و سخنرانان می‌توانند با روشن کردن کامیپوتر خود، لینک اتاق کنفرانس را کلیک کرده و وارد جلسه شوند.

همچنین برای برگزاری یک وب کنفرانس، شما صرفا به کامپیوترهای معمولی، وبکم، میکروفن، مرورگر و یک سرویس وب کنفرانس که هزینه اندکی برای شما دارد، نیاز دارید.

۲- پایتخت‌زدایی جلسات

شما می‌توانید در هر کجای دنیا وب کنفرانس برگزار کنید. مخاطبین شما ممکن است از هر نقطه از جهان باشند. به همین دلیل این امکان وجود دارد تا گروه بزرگی را در یک اتاق مجازی برای وب کنفرانس دور هم جمع کنید.

اگر این موقعیت را تنها ده سال پیش تصور می‌کردیم، بسیار مشخص است که با مشکلات بسیاری مواجه می‌شدیم. در گذشته شرکت‌های تجاری باید روزها و هفته‌ها برای بحث و گفتگو درباره یک مشکل خاص زمان صرف می‌کردند. اما امروزه با استفاده از وب کنفرانس، تمام این روندها به‌راحتی قابل اجرا هستند.

۳- استخدام افراد توانمند از هر نقطه دنیا

در گذشته شرکت‌های بزرگ تنها توانایی استخدام افراد با استعداد محلی را داشتند، اما امروزه به لطف وجود ابزارهای وب کنفرانس و دورکاری سازمان‌ها، امکان استخدام افراد با استعداد از تمام نقاط دنیا برای شرکت‌‌ها امکان‌پذیر است. برگزاری کنفرانس به این شیوه محدودیت‌های جغرافیایی را از بین می‌برد و این افراد می‌توانند به‌راحتی با کلیک کردن بر روی یک لینک با هم ارتباط برقرار کنند.

۴- جلسات منسجم و مداوم

اکنون که به کمک وب کنفرانس، جلسات آنلاین فارغ از هزینه‌های سفر و محدودیت‌های آن می‌باشند، می‌توانند به‌صورت منسجم و مداوم برگزار شوند. شما می‌توانید افراد را از سراسر دنیا، هر روز و یا چندبار در یک روز ملاقات کنید، این امکان به شما اجازه می‌دهد تا کسب‌وکار خود را با سرعت بیشتری به سمت آینده، حرکت دهید.

جلسات شما می‌توانند به سرعت برگزار شده و شرکت کنندگان صرفا باید زمان مناسبی را برای جلسات وب کنفرانس در نظر بگیرند. شما می‌توانید به‌راحتی با یک برنامه‌ریزی صحیح، تعداد زیادی از جلسات را مدیریت کنید.

۵- گسترش کسب‌وکار بدون انجام سفرهای کاری

سیستم‌های وب کنفرانس به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به‌طور مرتب با مشتریان خود در ارتباط باشند و آن‌ها را از آخرین پیشرفت‌های مربوط به محصولات، سرویس‌ها و کسب‌وکار خود مطلع کنند. علاوه بر این، ارائه دموهای آنلاین می‌توانند بسیار جذاب و تعاملی باشند.

به دلیل امکان به اشتراک گذاشتن ویدئوها، اسلاید و صفحه‌نمایش، ارائه‌دهنده می‌تواند تجربه کاری متفاوتی از ارائه محصول و مشارکت مشتریان در جلسات را ایجاد کند که باعث ایجاد رابطه نزدیک و بسیار شفاف با مشتری خواهد شد.

۶- تسهیل برگزاری جلسات

سیستم‌های وب کنفرانس حتی به‌صورت محلی نیز دارای مزیت هستند. ارتباط در خانه نیز با استفاده از این سیستم‌ها امکان‌پذیر است. به شما این امکان را می دهد تا در خانه نیز با مدیر، کارمند و یا مشتری خود از طریق اینترنت ملاقات کنید.

این کار باعث تسهیل برگزاری جلسات در بازه‌های کوتاه می‌شود و همچنین هزینه‌های محل شرکت را نیز کاهش خواهد داد؛ زیرا افراد بیشتری در خانه قابلیت کار کردن را خواهند داشت. همچنین این سیستم‌ها باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. فرض کنید که کارمند شما یک فرزند بیمار دارد. با استفاده از سیستم وب کنفرانس می تواند همزمان هم از کودک خود مراقبت نماید و در جلسه مهم خود نیز شرکت کند.

۷- تسهیل تهیه صورت‌جلسه

اگر به‌عنوان یک مدیر نیاز به دیدن چندباره نتیجه یک پروژه و یا شنیدن  بخشی از یک جلسه آنلاین را دارید، دیگر نگران از دست دادن جزییات مهم و یا جمع‌بندی‌های مهم جلسات نباشید. با استفاده از سیستم‌های وب کنفرانس، امکان ضبط تمام جلسات را خواهید داشت و می‌توانید در پایان روز تمام این جزییات را با دقت بیشتر مرور کنید.

همچنین می‌توانید تمام اسلایدها و ویدیوهای مرتبط با هر جلسه را به فایل ضبط شده خود پیوست کرده و به‌عنوان صورت‌جلسه آن‌ها را بایگانی کنید.

۸- هماهنگی بیشتر واحدها

در روند حساس و پیچیده مدیریت پروژه از آخرین وضعیت پروژه و مدیریت بهینه تیم برای مدیران پروژه بسیار حیاتی است. برای مدیران پروژه این موضوع بسیار مهم است که تمام اعضای تیم درباره تمام جزییات پروژه اطلاع کافی و درست داشته باشند. این موضوع با بهبود مدیریت زمان و بهره‌وری تیم خواهد شد.

متاسفانه پروژه‌هایی که سررسیدهای کوتاه دارند در روزهایی که فشردگی کاری وجود دارد، پیچیدگی خود را بیشتر نشان می‌دهند به همین دلیل ضبط تمام جلسات با جزییات کامل و ارسال آن برای اعضای غایب از اهمیت بالایی برخوردار است.

سیستم وب کنفرانس می‌تواند به‌صورت قابل‌توجهی این ارتباط و همکاری را در بین اعضای پروژه افزایش دهد و مستندات قابل اتکایی از بازخوردهای ذینفعان پروژه، که در طول جلسات حضور دارند، در اختیار مدیران پروژه قرار دهد.

در نتیجه، تمام این مزایا منجر به بهره‌وری بالاتر جلسات آنلاین در مقایسه با روش‌های عادی می‌شود. بسترهای وب کنفرانس باعث می‌شوند که اعضای تیم از سراسر جهان در کنار یکدیگر قرار گرفته و بتوانند با سرعت بیشتری پروژه‌ها را به انجام برسانند.

به طور کلی، وب کنفرانس یک ابزار غیرقابل تعویض برای تجارت مدرن است، زیرا به طور قابل‌توجهی اثربخشی تمامی روابط تجاری را افزایش می‌دهد.

کاربردهای وب کنفرانس

جلسات هیئت‌مدیره شرکت‌ها

مدیریت جلسات هیئت مدیره معمولا با هماهنگی‌های زمانی زیادی همراه است و پیدا کردن زمانی برای حضور فیزیکی اعضای هیت مدیره با مشغله زیاد می‌تواند به یک چالش جدی تبدیل شود. بسترهای برگزاری وب کنفرانس به شما کمک می‌کنند تا جلسات هیت مدیره شرکت را به سادگی و میان اعضایی که معمولا به دلیل مشغله کاری امکان حضور در زمان واحد در یک مکان را ندارند، برگزار کنید.

ما همه مخلوق عادت‌‌هایمان هستیم و اعضای هیئت‌مدیره شرکت‌ها نیز از این موضوع مستثنا نیستند. هرچند که این افراد ممکن است به روال‌های سنتی عادت کرده باشند و با برگزاری جلسات از طریق وب کنفرانس موافق نباشند، به‌خصوص زمانی که نیاز به یادگیری مهارت‌های فنی جدید دارند. مهمترین چیز در این موضوع سادگی کاربری استفاده از بسترهای وب کنفرانس است.

هماهنگی شعب شرکت‌ها و فروشگاه‌ها

شرکت‌های بزرگ در مناطق جغرافیایی مختلف فعالیت می‌کنند و شعب و واحدهای برخی از این شرکت‌ها در ناحیه‌های زمانی مختلفی واقع شده است. به همین دلیل هماهنگی میان تیم‌های مختلف در شرایط کاری گوناگون کاری دشوار و زمان‌گیر است. علاوه بر آن ارسال مستندات از طریق روش‌های سنتی می‌تواند تصمیم‌گیری آنی بین واحدها را با اتلاف زمانی مواجه کند.

بسیاری از شرکت‌های کوچک، متوسط و حتی بزرگ از کنفرانس‌های اینترنتی برای برگزاری جلسات داخلی با کارمندانی استفاده می‌کنند که به‌طور فیزیکی در یک مکان نیستند. برگزاری وب کنفرانس به تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمانی این امکان را می‌دهد تا به‌صورت هم‌زمان علاوه بر گفتگو در خصوص موضوعات حساس، مستندات موردبحث را در اختیار دیگر شرکت‌کنندگان در جلسه قرار دهند و به‌طور مستقیم بازخوردهای آن‌ها را دریافت کنند.

امکان شرکت در جلسه از طریق دستگاه‌های موبایل و تبلت این امکان را فراهم می‌کند تا سرپرستان تیم‌ها و دفاتر شرکت‌ها در صورت نیاز، به ارا‌ئه تصویری از محیط کار تیم پرداخته و حاضرین در جلسه را در جریان پیشرفت کارها قرار دهند.

جلسات هماهنگی و آموزش واحدها

وب کنفرانس‌ها به روش‌های گوناگونی در زمان شما صرفه‌جویی می‌کنند. زمان ذخیره شده از این طریق را می‌توانید برای آموزش‌های درون تیمی یا به‌صورت زمان مطالعه برای افراد تیم صرف کنید.

اکثر شرکت‌ها صرفا به مزایای وب کنفرانس برای برگزاری جلسات داخلی فکر می‌کنند، اما می‌توانید از آن برای آموزش کارکنان از راه دور نیز استفاده کنید. شما از طریق برگزاری وب کنفرانس می توانید دوره‌های آموزشی مفصلی برای تیم‌های خود در سرتاسر جهان برگزار کرده و از این طریق در هزینه‌های سفر تیم‌های آموزش خود صرفه‌جویی کنید.

مذاکره با شرکای تجاری جدید از طریق وب کنفرانس

وب کنفرانس فرصتی را برای میزبانی و یا شرکت در جلسات تجاری با استفاده از یک سیستم کامپیوتر و اینترنت ارائه می‌دهد و کسب‌وکارها می‌توانند از آن برای برگزاری جلسات خارجی با همکاران تجاری و مشتریان خود استفاده کنند. کنفرانس‌های تحت وب با صرفه‌جویی در زمان و منابع اجرایی شرکت، که برای برگزاری جلسات، کنفرانس‌ها و وبینارها صرف می‌شوند، هزینه‌های عملیاتی خود را بازمی‌گرداند.

با استفاده از وب کنفرانس، شرکت‌ها شانس بیشتری برای نزدیک شدن به مشتریان و شرکای تجاری خود به دست می‌آورند. همچنین این امکان را خواهند داشت که به‌صورت سریع و پیوسته با آن‌ها در ارتباط باشند و در نتیجه روابط قوی و بلندمدت با مشتریان و شرکای تجاری خود برقرار می‌کنند.

گاهی اوقات یک تماس تصویری کوتاه ممکن است برای کل پروژه تعیین‌کننده باشد و یک نشست وب بتواند هرگونه مشکل فرعی را رفع کند. حتی اشتراک‌گذاری یک سند با مشتری ممکن است جهت قرارداد را تغییر دهد و به ایجاد اعتماد در رابطه کمک کند.

برای برگزاری وب کنفرانس به چه امکاناتی نیاز داریم؟

شاید تا چند سال پیش، ابزارها و سخت‌افزارهای وب کنفرانس برای شرکت‌ها یک موضوع تجملی بود که به تهیه، تنظیم و نگهداری فنی زیادی نیازمند بود.  اما امروز، شما تمام سخت‌افزار موردنیاز آن را در جیب خود حمل می‌کنید یا در دفتر کار یا خانه خود حداقل امکانات موردنیاز برای برقراری ارتباط را دارید.

به این دلیل که وب کنفرانس ها برای اجرا نیاز به بستر اینترنت دارند، داشتن یک اتصال با پنهای باند مناسب ضروری است. اگر در زمان برقراری تماس‌های تصویری نیاز به ارائه کیفیت تصویری HD یا بالاتر را دارید لازم است که از ظرفیت پهنای باند و همچنین قابلیت‌های سخت‌افزاری خود مانند وبکم، میکروفون و … اطمینان پیدا کنید.

بسترهای برگزاری وب کنفرانس

بسترهای متنوعی برای برگزاری وب کنفرانس وجود دارد که هرکدام دارای قابلیت ها و امتیازات ویژه خود هستند. برخی از آن‌ها رایگان بوده و قابلیت استفاده به‌صورت سرویس تحت وب را دارند و برخی دیگر نیاز به نصب یک نرم‌افزار در سرورهای شرکت را دارند.

برخی از این سیستم‌ها قابلیت ادغام در سیستم‌های نرم‌افزاری داخلی شرکت را دارند و امکان کار گروهی بر روی پروژه ها را نیز فراهم می‌کنند. ازجمله نمونه‌های خارجی این بسترها می‌توان به ادوبی‌کانکت (Adobe Connect)‌‌ و زوم (Zoom) اشاره کرد که با توجه به محدودیت‌های استفاده از این سرویس‌ها در داخل کشور، اسکای‌روم به‌عنوان یک بستر بومی می‌تواند گزینه مناسبی برای برگزاری جلسات آنلاین و وب کنفرانس های شما باشد. شما می‌توانید در اینجا با این بستر و امتیازات آن بهتر آشنا شوید.