بسیاری از موسسات آموزشی، دانشگاه‌ها و حتی کسب و کارهای مختلف در راستای اهداف خود، رویدادها و گردهمایی‌هایی را در قالب وبینار برگزار می‌کنند. برگزاری وبینارها می‌تواند راهی عالی برای آموزش، معرفی محصولات و خدمات جدید کسب و کارها، ارائه نتایج تحقیقاتی و … باشد. البته اگر وبینارها به درستی برگزار نشوند، برگزارکنندگان به احتمال بسیار زیاد به آن چه که می‌خواهند دست پیدا نمی‌کنند. در همین راستا، برگزارکنندگان باید با اشتباهات رایج در وبینار آشنا باشند و از به وجود آمدن آن‌ها جلوگیری کنند. ما در این مقاله، 11 اشتباه رایج در برگزاری وبینار را بررسی می‌کنیم تا با مشکلات احتمالی در هنگام برگزاری رویدادها بهتر آشنا شوید. با ما همراه باشید.

1. عدم بررسی وضعیت سرعت اینترنت

برگزارکنندگان رویدادها و گردهمایی‌ها برای برگزاری وبینار موفق ، به اینترنت پرسرعت و با کیفیت نیاز دارند. اگر سرعت اینترنت ضعیف یا ضریب پایداری آن پایین باشد، کیفیت برگزاری وبینار نیز پایین می‌آید و شرکت‌کنندگان نمی‌توانند تجربه خوبی از حضور در وبینار کسب کنند.

از این رو، یکی از اشتباهات رایج در برگزاری وبینارها این است که افراد و تیم‌های برگزاری قبل از وبینار، وضعیت و کیفیت اینترنت را بررسی نکنند. برگزارکنندگان باید چند ساعت قبل از برگزاری رویداد، وضعیت اینترنت را به‌طور کامل بررسی کنند و در صورت نیاز، سرویس‌دهنده اینترنتی خود را تغییر دهند.

2. بررسی نکردن تجهیزات صوتی و تصویری برگزاری وبینار

علاوه بر  بررسی وضعیت اینترنت قبل از برگزاری رویداد، افراد باید از سالم‌‌‌بودن تجهیزات صوتی و تصویری برگزاری وبینار نیز مطمئن شوند. به بیانی ساده‌تر، برگزارکنندگان باید وضعیت هدفون و وبکم را بررسی و در صورت مشکلات احتمالی، آن‌ها را برطرف کنند. کاربران بدون استفاده از تجهیزات مناسب نمی‌توانند رویداد آنلاین موفقی برگزار کنند.

3. آماده نکردن فایل‌های مورد نیاز برای ارائه در وبینار

یکی دیگر از اشتباهات رایج در وبینارها این است که افراد و تیم‌های برگزاری، فایل‌های مورد نیاز را برای ارائه‌دهنده یا سخنران آماده کنند. ارائه‌دهندگان بدون فایل‌های ارائه نمی‌توانند به خوبی روی موضوعات مسلط باشند و مطالب را بیان کنند. در نتیجه، برگزارکنندگان باید قبل از برگزاری وبینار، فایل‌های مورد نیاز مانند پاورپوینت، اینفوگرافیک، ویدیو یا صدا را چند روز قبل از برگزاری رویداد، آماده کنند.

4. ارائه اطلاعات زیاد و حاشیه‌ای

ارائه اطلاعات فراوان و حاشیه‌ای باعث می‌شود که شرکت‌کنندگان در وبینار خسته شوند. در نتیجه، افراد و تیم‌های برگزاری باید موضوع مورد بحث را بدون اضافه‌گویی برای شرکت‌کنندگان ارائه کنند. به سخنرانان وبینارها پیشنهاد می‌شود که روی مسائل و نکات کلیدی بیشتر تمرکز کرده و آن‌ها را به‌صورت شفاف و واضح برای شرکت‌کنندگان توضیح دهند.

5. تعامل نداشتن با شرکت‌کنندگان در وبینار

تعامل نداشتن شرکت‌کنندگان نیز یکی دیگر از اشتباهات رایج در برگزاری وبینارها است که می‌تواند روی تجربه کاربری افراد تاثیر منفی داشته باشد. در همین راستا، به تیم‌های برگزاری وبینار پیشنهاد می‌شود که بخشی از زمان وبینار را به پرسش و پاسخ کاربران پاسخ دهند. این موضوع می‌تواند تسلط برگزارکنندگان روی موضوع وبینار و همچنین آمادگی آن‌ها برای دریافت هرگونه بازخورد را نشان دهد. علاوه بر این، اختصاص بخشی از زمان رویداد به پرسش و پاسخ، سطح تعامل وبینار را بالاتر می‌برد و باعث می‌شود که جلسه وبینار یک طرفه پیش نرود. برای بیشتر کردن تعامل در وبینارها، می‌توانید مقاله‎‌‌ی وبینار تعاملی را بخوانید.

6. عدم شروع و اتمام به موقع وبینار

وبینارها باید در در تاریخ و زمانی که از پیش اعلام شده است، شروع شود و به موقع به اتمام برسد. بسیاری از برگزارکنندگان وبینارها این موضوع را رعایت نمی‌کنند و به برنامه زمانی از پیش اعلام شده خود پایبند نیستند.  این موضوع  باعث برهم زدن برنامه شرکت کنندگان در وبینارها می‌شود و احتمال اینکه افراد در وبینار شرکت نکنند یا زودتر  جلسه را ترک کنند نیز وجود دارد. از این رو، به تیم‌های برگزاری توصیه می‌شود که وبینار را در سر زمان و تاریخ از پیش اعلام شده و با کمترین تاخیر ممکن آغاز کرده و به پایان برسانند.

7. عدم اطلاع‌رسانی

یکی دیگر از مواردی که بسیاری از افراد و تیم‌های برگزاری وبینار به آن توجه ندارند این است که برای رویداد آنلاین خود به درستی اطلاع‌رسانی نمی‌کنند. تبلیغات برای اطلاع یافتن جامعه هدف مخاطبان از وبینار‌ها بسیار مهم است و برگزار‌کنندگان باید یک تا چند هفته، رویداد آنلاین خود را  اطلاع‌رسانی کنند. برای این کار می‌توانید از پلتفرم‌های مانند محیط، شبکه‌های اجتماعی و … استفاده کنید.

8. استفاده از پلتفرم‌های نه چندان قدرتمند

برای برگزاری وبینار‌ها، پلتفرم‌های مختلفی وجود دارند که افراد می‌توانند رویداد خود را در بستر آن‌ها برگزار کنند. اما بسیاری از برگزارکنندگان به سراغ استفاده از پلتفرم‌های ‌می‌روند که قابل اطمینان نیستند و در هنگام برگزاری رویداد، اختلالات بسیاری دارند. در همین راستا، به کاربران پیشنهاد می‌شود که رویداد خود را با پلتفرم‌های برگزار کنند که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برند و در صورت مشکلات احتمالی، با تیم پشتیبانی آن ارتباط برقرار کرد.

اسکای روم، بهترین پلتفرم بومی برگزاری وبینار است که کاربران می‌توانند رویداد خود را در بستر آن برگزار کنند. این پلتفرم، از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و امکان برقراری با تیم پشتیبانی آن برای حل مشکلات احتمالی نیز وجود دارد.

9. توجه نکردن به انتخاب نام

انتخاب عنوان مناسب و جذاب می‌تواند در جذب بیشتر مخاطبان تاثیرگذار باشد. از این رو، به برگزارکنندگان پیشنهاد می‌شود که قبل از برگزاری وبینار، روی انتخاب عنوان فکر کرده و نامی جذاب انتخاب کنند.
انتخاب نام جذاب برای رویداد آنلاین به این دلیل مهم است که کاربران اولین موردی که در تبلیغات مشاهده می‌کنند، عنوان رویداد است. از این رو بسیار مهم است که کاربران بهترین نام را برای رویداد آنلاین خود انتخاب کنند. برای انتخاب نام جذاب، مقاله چگونه برای وبینار خود نام جذاب انتخاب کنیم را بخوانید.

10. تعامل نداشتن با شرکت‌کنندگان پس از اتمام رویداد

بسیاری از تیم‌های برگزاری، پس از اینکه وبینار به اتمام می‌رسد، دیگر با شرکت‌کنندگان ارتباط برقرار نمی‌کنند. این موضوع نیز کاری اشتباه به حساب می‌آید و به برگزارکنندگان پیشنهاد می‌شود که با ‌ایمیل، پیامک و … با شرکت‌کنندگان در وبینار ارتباط برقرار و از آن‌ها بازخورد بگیرند. دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان می‌تواند به افراد و تیم‌های برگزاری کمک کند تا مشکلات و ضعف‌های خود در برگزاری وبینار شناسایی و روی آن‌ها کار کنند.

11. استفاده بیش از اندازه از فایل‌های متنی

یکی دیگر از اشتباهات رایج در وبینارها، یکنواخت بودن فایل‌های ارائه و استفاده بیش از حد از محتوا‌ها و اسلاید‌های متنی است. این موضوع می‌تواند باعث خستگی شرکت‌کنندگان حاضران در وبینار شود و تجربه خوبی از شرکت در وبینار کسب نکنند. در همین راستا، به کاربران پیشنهاد می‌شود که از محتوا‌های جذاب بصری در وبینار‌ها استفاده کنند. افراد و تیم‌های برگزاری علاوه بر آماده‌سازی به موقع فایل‌های ارائه در وبینار، باید از محتوا‌های جذاب بصری استفاده و از ارائه بیش از حد فایل‌های متنی خودداری کنند.

جمع‌بندی

ما در این مقاله، ۱۱ مورد از اشتباهات رایج در برگزاری وبینار‌ها را بررسی کردیم. این اشتباهات رایج می‌تواند روی کیفیت برگزاری وبینار تأثیرگذار باشد و تیم‌های برگزاری نتوانند رویداد آنلاین موفقی برگزار کنند. در نتیجه، برگزارکنندگان رویدادهای آنلاین نباید این اشتباهات را انجام ندهند.

اسکای روم، بهترین پلتفرم برگزاری وبینار در ایران

پلتفرم اسکای روم، بهترین و بزرگ‌ترین بستر برای برگزاری وبینار‌ها در ایران است. این پلتفرم از قابلیت‌های مختلفی بهره می‌برد و می‌تواند امکانات مختلفی را در اختیار برگزارکنندگان قرار دهد. از جمله امکانات اسکای روم برای برگزاری وبینار‌ها می‌توان به ضبط ابری، امکان اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، برگزاری رویدادهای با حضور ۳ هزار کاربر به صورت همزمان، تخته وایت برد مجازی و… اشاره کرد.