اهمیت امنیت در وب کنفرانس: نکاتی برای حفظ حریم خصوصی جلسات سازمانی

مدت‌ها است که از زمان شیوع بیماری کرونا می‌گذرد، اما از آن زمان به بعد زندگی دیجیتالی پیشرفت فراوانی کرد. برای مثال، دوران برگزاری جلسات حضوری که مشقت‌ها و سختی‌های فراوانی داشت به پایان رسیده است. اکنون سازمان‌ها ترجیح می‌دهند که جلسات خود را به صورت آنلاین برگزار کنند. هرچند که هرچه سازمان‌ها بزرگ‌تر باشد، امنیت در وب کنفرانس برای آن‌ها مهم‌تر خواهد بود.

وب‌کنفرانس، به معنای برگزاری جلسات در فضای اینترنت است. بنابراین اگر می‌خواهید با ماهیت و مزایای این نوع برگزاری جلسه آشنا شوید، مقاله وب کنفرانس چیست را مطالعه کنید. این مطلب به صاحبان کسب‌و‌کار و کسانی که می‌خواهند در سازمان خود از این قابلیت استفاده کنند، دید جدیدی می‌دهد که چطور باید نگرانی خود را درباره مسائل امنیتی برطرف کنند.

امنیت در وب کنفرانس چیست؟

امنیت در وب کنفرانس تعریف کلاسیکی دارد. منظورمان از امنیت یعنی مجموعه‌ای از اصول، سیاست‌ها و تدابیر که با هدف حفاظت از اطلاعات، مکالمات و تعاملات دیجیتال در طول برگزاری جلسات آنلاین به‌کار گرفته می‌شود.

در جلسات سازمانی و شرکتی که از وب کنفرانس به‌عنوان یک راهکار ارتباطی استفاده می‌شود، حجم قابل‌توجهی از داده‌های حساس شامل اطلاعات مدیریتی، تصمیمات راهبردی، اسناد داخلی و مکالمات محرمانه رد و بدل می‌شود؛ به همین دلیل، تامین امنیت این بستر اهمیت بالایی دارد.

در ساده‌ترین تعریف، امنیت در وب کنفرانس تضمین می‌کند که فقط افراد مجاز امکان حضور در جلسه را داشته باشند. یعنی تمام محتوای صوتی، تصویری و متنی جلسه در برابر دسترسی غیرمجاز، شنود، دستکاری یا نشت اطلاعات محافظت شود.

تهدیدات امنیتی شامل چه مواردی می‌شود؟

با توجه به ماهیت جلسات آنلاین، تهدیدات امنیتی متعددی می‌توانند امنیت وب کنفرانس را به خطر بیندازند، از جمله:

• نفوذ غیرمجاز افرادی که نباید در جلسه حضور داشته باشند
• دسترسی غیرقانونی به فایل‌ها و محتوای به‌اشتراک‌گذاشته‌شده در فضای جلسه
• ضبط غیرمجاز جلسات به‌صورت صوتی، تصویری یا ترکیبی و انتشار آن خارج از محیط سازمان

این ریسک‌ها به‌ویژه در جلسات مدیریتی، منابع انسانی، تیم‌های ریموت و هیئت‌مدیره اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند؛ چرا که پیامدهای نشت اطلاعات در چنین جلساتی می‌تواند منجر به خسارت‌های مالی، حقوقی و اعتباری برای سازمان شود.

نکته مهم این است که امنیت در وب کنفرانس تنها به انتخاب ابزار یا پلتفرم محدود نمی‌شود، بلکه به نحوه طراحی و مدیریت جلسه نیز وابسته است. حتی زمانی که سازمان‌ها از راهکارهای داخلی یا زیرساخت‌های کنترل‌شده استفاده می‌کنند، همچنان بخشی از تهدیدات مانند ریسک‌های انسانی، اشتراک‌گذاری ناخواسته اطلاعات یا ضبط محتوا می‌تواند وجود داشته باشد. به همین دلیل، امنیت وب کنفرانس باید به‌عنوان یک فرآیند مستمر و چندلایه در نظر گرفته شود، نه یک اقدام مقطعی.

درک درست از مفهوم امنیت در وب کنفرانس، زمانی کامل می‌شود که علاوه بر دانستن ماهیت وب‌کنفرانس، بدانیم این خدمت چه نقشی در ارتباطات سازمانی ایفا می‌کند. بر همین اساس، آشنایی با ساختار جلسات آنلاین و تهدیدات بالقوه آن، اولین گام برای افزایش امنیت و حفظ حریم خصوصی در جلسات سازمانی و شرکتی محسوب می‌شود.

اهمیت امنیت در وب کنفرانس برای جلسه سازمان

بحث امنیت در جلسات برای خیلی از سازمان‌ها و ارگان‌های بزرگ، مسئله‌ای است که به دلایل برخی از قوانین و ضوابط، باید رعایت کنند. بنابراین شاید دیده باشید که برخی از این سازمان‌ها، پلتفرم‌های داخلی خاص خودشان را دارند که همه اطلاعات برگزاری جلسات و دسترسی ورود کاربران، توسط آن‌ها کنترل و بررسی شود.

به این پلتفرم‌های درون سازمانی، سرویس لوکال یا سرویس محلی می‌گویند که البته به دو شکل توسط سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد:

• با پرداخت هزینه‌های گزاف، پلتفرم اختصاصی برای سازمان خود می‌سازند.
• یا با استفاده از راهکارهای سازمانی پلتفرم‌های مثل اسکای‌روم و هزینه‌های کمتر، پلتفرم اختصاصی روی سرور شخصی خودشان خواهند داشت.

عمده‌ترین دلایل به این خاطر است که موضوعات به اشتراک‌گذاشته شده در وب‌کنفرانس از طریق پلتفرم‌های ارائه‌دهنده این سرویس یا حتی کاربران به سرقت برده نشده یا سوء استفاده‌های احتمالی از آن نشود.

برای استفاده از هر پلتفرمی به صورت لوکال روی سرور خود، می‌توانید ابتدا به مقایسه وب کنفرانس ایرانی و خارجی بپردازید. سپس بر اساس نیازهایتان، یکی از آن‌ها را در نهایت به عنوان ابزار اصلی برگزاری جلسات آنلاین انتخاب کنید.

ویژگی های امنیتی کنفرانس های ویدیویی

اگر سازمانی بخواهد برای برگزاری جلسه آنلاین خود از سرویس‌ها یا پلتفرم‌های خارج از سازمانی استفاده نماید، خطر نشت اطلاعات می‌تواند گسترده‌تر از زمانی باشد که سرویس را به صورت دورن‌ سازمانی استفاده کند. آیا منظور این است که همه پلتفرم‌های واسط جهت برگزاری جلسه، خطر نفوذ به جلسه وب‌کنفرانس را دارند؟ اینطور نیست؛ اما همه چیز بستگی به سطح امنیت پلتفرم مد نظر شما دارد.

هر پلتفرمی که انتخاب می‌کنید، باید چندین ویژگی‌ امنیتی در دل خود داشته باشد تا حداقل اگر نخواستید از راهکارهای سازمانی (یا همان سرویس لوکال) استفاده کنید، با خیال راحت به سراغ برگزاری جلسات آنلاین توسط آن بروید.

فهرست ویژگی‌های امنیتی کنفرانس ویدیویی:

• کنترل شرکت‌کنندگان: به لحاظ ایمنی، حواستان به شرکت‌کنندگانی که وارد جلسه می‌شوند باشد. اگر مورد مشکوکی را مشاهده کرده‌اید، فوراً کاربر را از جلسه حذف کنید.
• کنترل میکروفون: سطح دسترسی کاربران را بررسی کنید. کسانی که نباید صحبت کنند یا باید در زمان تعیین شده ارائه‌ای دهند، سطح فعال‌سازی میکروفون آن‌ها را بررسی کرده و مدیریت کنید.
• عدم قابلیت دانلود فایل‌ها: اگر قرار است فایل‌های مهمی را به نمایش بگذارید، می‌توانید قابلیت‌ اجازه دانلود را غیرفعال کرده تا محتوا یکبار برای همیشه نمایش داده شود.
• بستن چت‌های عمومی: در برخی از پلتفرم‌ها، کاربران می‌توانند محتوای چت‌های عمومی را دانلود کنند. بنابراین راه ارتباطی را به صورت خصوصی با برگزارکننده باز نگه دارید و اجازه ندهید که کسی به چت عمومی دسترسی داشته باشد.
• احراز هویت کاربران در داخل اتاق: می‌توانید پیش از شروع جلسه، به صورت صوتی و وبکم کاربران را احزار هویت کنید تا مطمئن شوید شخص دیگری با لینک یا اکانت اختصاصی شرکت‌کننده مجاز وارد اتاق نشده باشد.

تهدیدات امنیتی در جلسات آنلاین و راهکار جلوگیری

برگزاری جلسات آنلاین از طریق وب کنفرانس، اگرچه فرآیند ارتباطات سازمانی را ساده‌تر و سریع‌تر کرده است، اما در صورت نبود تدابیر مناسب می‌تواند سازمان‌ها را در معرض تهدیدات امنیتی جدی قرار دهد.

این تهدیدات به دلیل ضعف در تنظیمات امنیتی، مدیریت نادرست جلسه یا خطاهای انسانی ایجاد می‌شوند و می‌توانند به نشت اطلاعات حساس، اختلال در جلسه و حتی تبعات حقوقی منجر شوند.

جلوگیری از نفوذ غیرقانونی به جلسه

به طور معمول نفوذ غیرمجاز به جلسه، از شایع‌ترین اختلالات امنیتی است. در این حالت، افرادی که مجوز حضور ندارند از طریق لینک‌های اشتباه، رمزهای ضعیف یا اشتراک‌گذاری ناخواسته اطلاعات ورود، وارد جلسه می‌شوند. حضور چنین افرادی می‌تواند منجر به شنود مکالمات، مشاهده اطلاعات محرمانه یا ایجاد اختلال در روند جلسه شود.

راهکار جلوگیری از این تهدید، استفاده از کنترل دسترسی مناسب، محدودسازی لینک‌های ورود و مدیریت دقیق شرکت‌کنندگان است تا تنها افراد مجاز امکان حضور داشته باشند.

شنود و نشت اطلاعات را جدی بگیرید

تهدید مهم دیگر، شنود و نشت داده‌های جلسه است. اطلاعات صوتی، تصویری و متنی که در طول جلسات سازمانی منتقل می‌شوند، در صورت نبود حفاظت کافی می‌توانند در مسیر انتقال یا در محیط جلسه مورد سوءاستفاده قرار گیرند.

برای کاهش این ریسک، استفاده از سازوکارهای محافظت از داده‌ها، رمزنگاری ارتباطات و پرهیز از برگزاری جلسات حساس در بسترهای ناامن ضروری است.

راهکاری برای ضبط غیرقانونی جلسات وجود دارد؟

ضبط غیرقانونی جلسات نیز یکی از تهدیدات جدی در وب کنفرانس‌ها محسوب می‌شود. شرکت‌کنندگان ممکن است بدون اطلاع برگزارکننده اقدام به ضبط محتوای جلسه کرده و آن را خارج از چارچوب سازمان منتشر کنند. این موضوع می‌تواند حریم خصوصی سازمان و افراد را به‌طور مستقیم نقض کند.

راهکار مشخصی برای جلوگیری از ضبط محتوای جلسه توسط افراد وجود ندارد. حتی اگر روی سیستم‌های سازمان مانیتورینگ هم انجام دهید، خیلی از افراد می‌توانند با استفاده ضبط صدا توسط تلفن همراه یا قراردادن دوربین روبه‌روی مانیتور، محتوا را به صورت ویدیویی ضبط کند.

درز اطلاعات سهوی یا عمدی انسانی هم قابل تامل است

از سوی دیگر، ریسک‌های انسانی نقش مهمی در بروز تهدیدات امنیتی دارند. اشتراک‌گذاری اشتباه لینک جلسه، ارسال اطلاعات ورود به افراد نادرست یا عدم آگاهی کارکنان از اصول امنیتی، از جمله عواملی هستند که حتی در بسترهای امن نیز می‌توانند مشکل‌ساز شوند.

برای جلوگیری از این نوع تهدیدات، افزایش سطح آگاهی کارکنان و تعریف سیاست‌های شفاف برای برگزاری جلسات آنلاین اهمیت بالایی دارد.

باید توجه داشت که تهدیدات امنیتی در جلسات آنلاین به‌صورت ترکیبی رخ می‌دهند و تنها با یک اقدام فنی برطرف نمی‌شوند. بهترین راهکار جلوگیری، اتخاذ رویکردی چندلایه شامل تنظیمات امنیتی مناسب، مدیریت دقیق شرکت‌کنندگان، کنترل دسترسی و آموزش کاربران است.

نکات مهم برای حفظ حریم خصوصی جلسات سازمانی

در پلتفرم‌هایی مثل اسکای‌روم، قابلیت‌های متعددی وجود دارد که بر اساس نیازهای برگزارکننده، فعال می‌شوند. از پر کاربردترین قابلیت‌ها، می‌توانیم به ضبط ابری اشاره کنیم. اما با این وجود، برای حفظ حریم خصوصی در طول جلسات سازمانی، چه کارهایی را باید انجام دهیم؟

پلتفرمی که برای برگزاری جلسه آنلاین انتخاب می‌کنید، باید قابلیت محدودسازی ورود کاربران داشته باشد. برای مثال، در اسکای‌روم می‌توانید به صورت جامع برای شرکت‌کنندگان یک نام کاربری و رمز عبور تعریف کنید. حتی می‌توانید برای هر کاربر، به صورت جداگانه رمز عبور و نام کاربری خاصی ایجاد کرده تا هر شخص با اطلاعات مشخصی وارد اتاق شود.

حتی این پلتفرم منتخب باید قابلیت مدیریت کابران را داشته باشد. یعنی اینکه:

• چه کسانی حق چت کردن دارند و می‌توانند از چت باکس استفاده کنند.
• چه کسانی می‌توانند صفحه خود را به اشتراک بگذارند.
• اینکه چه کسانی می‌توانند وبکم و میکروفون خود را روشن کنند.
• چه کسانی اجازه دانلود فایل‌ها را دارند.
• و …

تمامی ویژگی‌هایی که به شما توضیح داده شد، در اسکای‌روم برای برگزاری جلسات امن حتی خارج از حالت سازمانی وجود دارد. با استفاده از این قابلیت‌ها، می‌توانید کنترل و نظارت بیشتری نسبت به روند فعالیت و حضور افراد و حفظ حریم خصوصی در جلسه داشته باشید.

کلام نهایی

با بررسی ویژگی‌های پلتفرم منتخبتان و در نظر گرفتن تمهیدات امنیتی که در طول مقاله پیرامونش صحبت کرده‌ایم، می‌توانید جلسه‌ای امن در بستر اینترنت داشته باشید. هرچند که پیشنهاد می‌شود تا جایی که برایتان امکان‌پذیر است، از سرویس‌های سازمانی پلتفرم‌ها روی سرور خود استفاده کنید.

اگر به فکر برگزاری وب کنفرانس در پلتفرم ایرانی هستید، اسکای‌روم با انبوهی از قابلیت‌های مناسب جلسه میزبان شما خواهد بود. برای مثال استفاده از تخته وایت‌برد تعاملی، قابلیت فعال شدن ۱۰ وبکم روی یک اتاق، خروجی گرفتن از فهرست شرکت‌کنندگان و مدت زمان حاضر بودن آن‌ها، بارگیری تمام چت‌ها و … بخشی از ویژگی‌های اسکای‌روم برای جلسات است که روی تمام سرویس‌ها فعال است.