تا به حال شده که خودتان یا اطرافیانتان از تماس‌های ویدیویی چند نفره استفاده کنید؟ این قابلیت ویدیو کنفرانس یا به اصطلاح دیگرش، جلسه آنلاین شناخته می‌شود. حالا سوال اینجاست که ویدیو کنفرانس چیست؟ آیا می‌توانیم آن را جایگزین راهکاری ارتباطی دیگر کنیم؟ همه چیز به نحوه استفاده‌تان از این ابزار برمی‌گردد.

اگر برای جلسات کاری مهم، نیازی به هزینه‌های سنگین و سفر کردن‌های طولانی نداشته باشید، اوضاع چطور می‌شود؟ یعنی با روش کم هزینه‌تری (هزینه در حد پرداخت قبض اینترنت)، بتوانید تمام این مسیرها را دور بزنید. به ده سال پیش برگردیم. آن موقع ابزار ویدیو کنفرانس وجود داشت؟ بله! اما مثل امروز، کاربردهای متنوع‌اش در بین مردم مشخص نشده بود. به خاطر همین، هماهنگ کردن و اجرا جلسات، چالش‌های خاص خودش را داشت. اکنون در زمان حال، تمام فاصله‌هایی که روزی فکرش را می‌کردیم سخت و طاقت‌فرسا هستند، از بین رفتند.

حالا شاید سوالی در ذهنتان شکل بگیرد که حقیقتاً ویدیو کنفرانس چیست؟ چه فرقی با تماس تصویری ساده درون واتساپ یا iMessage دارد؟ حالا که بحث شیرین شد، اصلاً چطور می‌توانیم جلسه حرفه‌ای برگزار کنیم و برای انجامش، چه وسایلی می‌خواهیم؟ در این مقاله از اسکای‌روم به زبان ساده، مفهوم ویدیو کنفرانس را توضیح خواهیم داد و سوالاتتان پاسخ داده خواهد شد. اینجا راهنمایی است تا ببینیم که برای برگزاری جلسه آنلاین موفق، چه مسیری را باید طی کنید.

مفهوم ساده ویدیو کنفرانس چیست؟

برای درک بهتر و راحت‌تر در ادامه مطلب، بهتر است موضوعی را همین ابتدا بهتر متوجه شوید. ویدیو کنفرانس که اصطلاحاً به آن جلسه آنلاین هم گفته می‌شود، بستر ارتباط تصویری است. این بستر، به دو یا چند نفر اجازه می‌دهد تا از فواصل دور و نزدیک، با یکدیگر به صورت همزمان تعاملات صوتی و تصویری داشته باشند. اما هدف اصلی ویدیو کنفرانس چیست؟

در یک کلام، شبیه‌ساز جلسه حضوری به صورت آنلاین؛ یعنی با همان سطح کیفی‌ که دو یا چند نفر به صورت فیزیکی روبه‌روی یکدیگر می‌نشینند، این جلسات هم برگزار می‌شود. تنها تفاوتش در جایی است که دیگر هیچ چیز ملموسی مثل دست دادن وجود ندارد. با این حال، ابزارهای ویدیو کنفرانس، قابلیت اشتراک‌گذاری فایل بین افراد را هم می‌دهد. به بیان دیگر، همان حس رد و بدل کردن اسناد را به این شکل اینترنتی تجربه خواهید کرد.

کمی بالاتر پرسیدیم که اصلاً تفاوت بین تماس تصویری و ویدیو کنفرانس چیست؟ تماس تصویری، اغلب برای تماس‌های غیررسمی و خصوصی‌تر استفاده می‌شوند. درست زمانی که اگر بخواهید موضوعی را با بیش از دو نفر در میان بگذارید، ابزارهای حرفه‌ای‌تر از iMessage و واتساپ و … وجود دارند که اصلاً برای جلسات گروهی و سازمانی طراحی شده‌اند. از امکانات آن‌ها می‌توانیم به مدیریت جلسه، کنترل دسترسی‌ها و تمرکز روی سطح تعامل مخاطبان با یکدیگر اشاره کنیم.

راهنمای چهار مرحله‌ای برای برگزاری یک ویدیو کنفراس حرفه‌ای

بر خلاف تصویری که ممکن است به خاطر اصطلاح «ابزار حرفه‌ای» در ذهنتان شکل گرفته باشد، برگزاری چنین جلسه‌ای اصلاً پیچیده نیست. کل فرآیند معمولاً در چهار روش زیر خلاصه می‌شود:

۱. پلتفرم مناسب خود را انتخاب کنید:

اولین و مهم‌ترین قدمی که باید در این راه بردارید، انتخاب یک سایت یا اپلیکیشن مناسب برای برگزاری جلسه کاری‌تان است. اکنون که در حال مطالعه این مقاله هستید، سرویس‌ها و ابزارهای متعددی مشغول به فعالیت هستند که از پرکاربردترین آن‌ها می‌توان به Zoom، Microsoft Teams و حتی گوگل میت اشاره کرد. البته، استفاده از بسترهای خارجی هم محدودیت‌های خاص خودش را دارد. به عنوان مثال، وقتی اینترنت ملی یا محدود شود، دسترسی به آن سکوها نیز محدود خواهد شد. حتی به این خاطر که سرور آن‌ها در ایران نیست، قطعاً با مشکل قطعی و وصلی هم مواجه خواهید شد. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم که وقتی خواستید به سوال ویدیو کنفرانس چیست؟ فکر کنید، پلتفرم‌های بومی مثل اسکای‌روم را در نظر بگیرید. بدون نصب و سازگار با سرعت اینترنت کشور، می‌توانید جلسات خود را روی اسکای‌روم برگزار کنید.

۲. جلسه را بسازید و لینک دعوت را بفرستید:

وقتی جلسه را روی پلتفرم یا اپلیکیشن مدنظر خود ساختید، لینک دعوت آن را به دیگران ارسال کنید. این کار را می‌توانید از طریق پیام‌رسان‌های مورد اعتمادتان انجام دهید.

۳. تجهیزاتتان را آماده کنید:

وقتی داریم از جلسه حرفه‌ای صحبت می‌کنیم، بهتر است که به تجهیزات باکیفیتی برای برگزاری هرچه بهتر جلسه هم فکر کنید. داشتن ادوات و وسایلی مثل میکروفون جدا، دوربین و … ضروری نیست، اما برای جلسات سطح بالا، به آن‌ها نیاز خواهید داشت. فقط در یک صورت از داشتن جداگانه هر کدام از آن‌ها می‌توانید صرف نظر کنید؛ آن هم زمانی که لپ تاپ یا تلفن همراه رده بالایی داشته باشید که از میکروفون و دوربین سلفی خیلی خوبی بهره‌مند باشد.

۴. وقت شروع جلسه و مدیریت کردن است:

زمانی که از پیش تعیین کرده بودید تا جلسه آغاز شود، درست راس همان تایم، جلسه را شروع کنید. به عنوان میزبان، می‌توانید با استفاده از ابزارهای مدیریتی هر پلتفرم، دسترسی‌ها را کنترل کرده و گفتگوها را هدایت کنید.

مزایا و معایب برگزاری ویدیو کنفرانس چیست؟

مثل هر فناوری دیگری، جلسات آنلاین هم نقاط قوت و ضعف خاص خودشان را دارند. اگر این نکات را به خوبی بدانید، می‌توانید برای برگزاری جلسه حضوری یا اینترنتی راحت‌تر برنامه‌ریزی کنید.

مزایایی که به همراه دارد:

• کاهش چشمگیر هزینه‌ها: در ابتدا هم راجع به این موضوع صحبت کردیم. اگر جلسه‌تان منوط به سفر درون / برون شهری یا کشوری باشد، از این طریق، هزینه‌های زیادی حذف خواهد شد. هزینه‌هایی مثل بلیط رفت و برگشت، اقامت، پذیرایی و … مد نظرمان است.
• افزایش بهره‌وری و سرعت: جلسات سریع‌تر و راحت‌تر هماهنگ می‌شوند و تصمیم‌گیری‌ها دیگر به دلیل موانع جغرافیایی به تعویق نمی‌افتند.
• ارتباط بدون مرز: شما می‌توانید در لحظه با تیم خود در هر کجای دنیا ارتباط برقرار کرده و جلسات بین‌المللی برگزار کنید.
• انعطاف‌پذیری در کار: این فناوری به تیم‌های ریموت و کارمندان اجازه می‌دهد تا از هر جایی (خانه، دفتر یا در مسیر) در جلسات مهم شرکت کنند.
• امکان ضبط و مستندسازی: جلسات مهم را می‌توان به سادگی ضبط کرد تا بعداً برای مستندسازی یا برای کسانی که حضور نداشته‌اند، استفاده شود.

چالش‌ها و معایبی که در انتظارتان است:

• وابستگی به اینترنت: کیفیت جلسه مستقیماً به پایداری و سرعت اینترنت تمام شرکت‌کنندگان بستگی دارد. البته پلتفرم‌های بهینه‌سازی شده مانند اسکای‌روم تلاش می‌کنند این وابستگی را به حداقل برسانند.
• نگرانی‌های امنیتی: اگر از سرویس‌های نامعتبر استفاده شود، همیشه ریسک درز اطلاعات محرمانه جلسات وجود دارد. به همین دلیل انتخاب یک پلتفرم امن، اهمیت بسیار زیادی دارد.
• کمبود ارتباط غیرکلامی: با اینکه تصویر وجود دارد، اما هنوز بخشی از زبان بدن و ارتباطات ظریفی که در جلسات حضوری وجود دارد، در فضای آنلاین به طور کامل منتقل نمی‌شود.
• هزینه اولیه برای تجهیزات حرفه‌ای: برای تجهیز یک اتاق کنفرانس بزرگ با کیفیت بسیار بالا، نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه برای خرید تجهیزات تخصصی وجود دارد.

انواع ویدیو کنفرانس و کاربردهای اصلی آن

جلسات آنلاین فقط برای گفتگوهای ساده نیستند و بسته به هدف، انواع مختلفی دارند. شاید برایتان سوال باشد که مقایسه وبینار با ویدئو کنفرانس چه نتیجه‌ای دارد؟ به طور کلی، ویدیو کنفرانس برای جلسات تعاملی و هم‌فکری طراحی شده، در حالی که وبینار بیشتر برای ارائه یک‌طرفه به مخاطبان پرتعداد کاربرد دارد.

مهم‌ترین کاربردهای ویدیو کنفرانس عبارتند از:

جلسات کاری و سازمانی

این رایج‌ترین کاربرد ویدیو کنفرانس است. مدیران و تیم‌ها از آن برای موارد زیر استفاده می‌کنند:

• جلسات داخلی تیم‌ها برای هماهنگی پروژه‌ها
• جلسات هیئت‌مدیره با اعضایی که در شهرهای مختلف هستند
• مذاکره با شرکای تجاری یا مشتریان بین‌المللی
• جلسات عمومی فصلی (Town-hall) برای تمام کارکنان یک سازمان

آموزش آنلاین و کلاس آنلاین

بسیاری از دانشگاه‌ها، مدارس و موسسات آموزشی از این فناوری برای موارد زیر بهره می‌برند:

• برگزاری کلاس‌های آنلاین تعاملی
• جلسات دفاع از پایان‌نامه به صورت آنلاین
• کارگاه‌های آموزشی تخصصی و گروهی
• جلسات مشاوره تحصیلی بین استاد و دانشجو

مصاحبه‌های شغلی از راه دور

مدیران منابع انسانی از ویدیو کنفرانس به طور گسترده برای موارد زیر استفاده می‌کنند:

• انجام مصاحبه‌های اولیه با متقاضیان شغلی
• برگزاری آزمون‌های ارزیابی آنلاین
• جلسات هماهنگی با نیروهای جدید قبل از شروع به کار

خدمات پزشکی از راه دور (Telemedicine)

در دنیای پزشکی، ویدیو کنفرانس کاربردهای حیاتی دارد:

• مشاوره آنلاین بین پزشک و بیمار
• جلسات هم‌فکری بین چند پزشک متخصص برای بررسی یک پرونده خاص

برای یک جلسه آنلاین به چه تجهیزاتی نیاز داریم؟

خوشبختانه برای برگزاری یک جلسه اینترنتی باکیفیت، نیازی به یک استودیوی مجهز ندارید. تجهیزات مورد نیاز به دو دسته ساده تقسیم می‌شوند:

تجهیزات ضروری (برای شروع)

برای شروع، فقط کافی است این موارد را در اختیار داشته باشید:

• یک دستگاه متصل به اینترنت: یک کامپیوتر، لپ‌تاپ یا تلفن‌همراه هوشمند.
• اینترنت پایدار: یک اتصال اینترنت معمولی و پایدار برای برگزاری یک جلسه روان کافی است.
• میکروفون، وب‌کم و اسپیکر: این‌ها معمولاً به صورت داخلی روی اکثر لپ‌تاپ‌ها و گوشی‌ها وجود دارند و برای شروع کار مناسب هستند.

تجهیزات پیشنهادی (برای کیفیت حرفه‌ای)

اگر می‌خواهید جلسات شما کیفیت بسیار بالاتری داشته باشند و حرفه‌ای‌تر به نظر برسید، می‌توانید از این تجهیزات استفاده کنید:

• وب‌کم جداگانه: برای داشتن تصویری شفاف و با وضوح بالاتر به این وب‌کم‌ها نیاز خواهید داشت. اگر برای انتخاب وب‌کم مناسب نیاز به راهنمایی دارید، می‌توانید مقالات مرتبط با معرفی بهترین وب‌کم‌ها برای کلاس آنلاین و ویدئو کنفرانس را مطالعه کنید.
• میکروفون اختصاصی: برای انتقال صدایی کاملاً شفاف، واضح و بدون نویزهای محیطی.
• هدست: استفاده از هدست، به خصوص در محیط‌های شلوغ، هم به تمرکز شما کمک می‌کند و هم از بازگشت و اکو شدن صدا جلوگیری می‌کند.
• تجهیزات اتاق کنفرانس:  سازمان‌های بزرگ برای تجهیز اتاق‌های کنفرانس خود، از سیستم‌های سخت‌افزاری یکپارچه‌ای استفاده می‌کنند که شامل دوربین‌های هوشمند با قابلیت ردیابی سخنران، میکروفون‌های ۳۶۰ درجه و نمایشگرهای بزرگ است.

با همه این تفاسیر، مهم‌ترین نکته این است که انتخاب یک پلتفرم باکیفیت می‌تواند کمبود تجهیزات حرفه‌ای را تا حد زیادی جبران کند. پلتفرم‌هایی مانند اسکای‌روم طوری طراحی شده‌اند که حتی با یک وب‌کم و میکروفون معمولی هم، بهترین کیفیت صدا و تصویر ممکن را ارائه دهند.

نتیجه‌گیری

همان‌طور که مطالعه کردید، اکنون می‌دانید که مفهوم ویدیو کنفرانس چیست؟ به کدام مسیر می‌رود. ویدیو کنفرانس دیگر یک فناوری لوکس و پیچیده نیست، بلکه به ابزاری ضروری برای کسب‌وکارها، تیم‌های آموزشی و افراد حرفه‌ای در سراسر جهان تبدیل شده است. این فناوری با حذف محدودیت‌های جغرافیایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت ارتباطات، به ما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را بالا ببریم و به شکلی موثرتر با یکدیگر در ارتباط باشیم.

مهم‌ترین نکته برای برگزاری جلسه آنلاین موفق، انتخاب پلتفرمی مناسب است. پلتفرمی که امن، پایدار و ساده باشد و حتی با سرعت اینترنت پایین نیز، ارتباطی باکیفیت را برای شما تضمین کند. آماده‌اید تا خودتان جلسه آنلاین حرفه‌ای را تجربه کنید؟ اسکای‌روم این فرصت را برای شما فراهم کرده است. همین حالا می‌توانید سرویس رایگان ما را فعال کرده و اولین جلسه آنلاین خود را برگزار کنید.