8 گام مهم پیش از برگزاری وبینار

استقبال از وبینار توی این روزها بیشتر از هر زمان دیگه‌ای شده برای همین تصمیم گرفتیم نکاتی رو پیش از برگزاری وبینار براتون توضیح بدیم. دلیل اصلی محبوبیت وبینار می‌تونه هزینه‌ی کم در مقایسه با برگزاری مراسم‌ها و رویدادهایی باشه که افراد باید در اون حضور فیزیکی داشته باشن. وبینار باعث می‌شه که برند شما بهتر شناخته بشه، در صنعتی که در اون مشغول هستید بیشتر دیده بشید و لید سازی کنید. نکته‌ی مهم دیگه اینکه می‌تونید از وبینارها توی جاهای دیگه استفاده کنید. می‌تونید قسمت‌های مختلف وبینارتون رو به صورت ویدیو در سایت یا اکانت‌های سوشال شرکتتون منتشر کنید. برای اینکه بتونید یک وبینار با کیفیت ارایه کنید، هشت گام پیش از برگزاری وبینار رو باید طی کنید که در زیر به توضیح هر کدوم از اون‌ها می‌پردازیم.

اما قبلش اگر بخوایم توی چند کلمه بگیم وبینار چیه، باید بگیم وبینار نوعی رویداد آنلاینه که به برگزارکننده و مخاطب اجازه می‌ده در بستر اینترنت به همدیگه دسترسی پیدا کنن. امکاناتی که سرویس‌های ارایه‌دهنده‌ی پلتفرم برگزاری وبینار در اختیار افراد قرار می‌دن باعث شده که این سیستم هم برای برگزاری رویدادها مناسب باشه و هم برای برگزاری کلاس‌های آنلاین. حالا که به طور کلی با وبینار آشنا شدید، به توضیح گام‌هایی که پیش از برگزاری وبینار لازمه می‌پردازیم.

گام اول: انتخاب موضوع و آماده‌سازی محتوا پیش از برگزاری وبینار

احتمالا شنیدین که محتوا پادشاه است. چه با این جمله موافق باشید چه مخالف، نمی‌تونید منکر اهمیت محتوا در کسب و کارها بشید. در بدبینانه‌ترین حالت، محتوا نخست وزیره و نه کمتر. محتواست که مخاطب رو ترغیب می‌کنه کسب و کار شما رو در نظر بگیره و یا اصلا حرفتون رو گوش بده. ممکنه بهترین سرویس رو ارایه کنید، بهترین محصول رو وارد بازار کنید و همه‌ی بهترین‌ها رو داشته باشید. اما تا زمانی که محتوایی وجود نداشته باشه که رابطه‌ی بین شما و مخاطبتون رو شکل بده، عملا پروسه‌ی بازاریابیتون با مشکل مواجه میشه. صادقانه به قضیه نگاه کنیم، همه‌ی ما برای ارائه‌ی درست چیزی که مد نظرمونه، نیاز به بازاریابی داریم.

حالا که اهمیت محتوا مشخص شد، به انتخاب موضوع و آماده‌سازی محتوا می‌پردازیم. این جریان اگه بدون برنامه‌ریزی باشه می‌تونه به عذاب تبدیل بشه. برای همین پیشنهاد می‌کنیم در تولید محتوای وبیناری که می‌خواید ارایه کنید، این چهار نکته رو در نظر داشته باشید.

۱- طرح مسئله کنید

بدیهی به نظر می‌رسه. اما کلید پیدا کردن محتوای درست برای وبینار همین موضوع ساده‌ست. مسئله‌ای که مخاطبتون با اون درگیره رو پیدا کنید. نکته‌ی قابل توجه اینه که اکثر افراد نمی‌دونن نیاز و مسئله‌ای که دارن چیه؛ شاید بدونن درگیر چه چیزی هستن، اما این درگیری رو نمی‌تونن به درستی و در قالب یک مسئله شناسایی کنن. برای همینه که بعد از پیدا کردن مسئله‌ی مخاطب، باید مسئله رو به درستی و به طور واضح براشون شرح بدین. در طول محتوایی که برای وبینار تهیه می‌کنید، سوالات کلی نپرسید. کسی از شما توقع نداره تمام مشکلات مخاطب رو حل کنید. پس سوال‌ها رو به طور جزئی مطرح کنید و مطمئن بشید به طور کامل و با صدایی واضح و رسا جواب سوال رو می‌دید.

۲- به مخاطب اجازه‌ی انتخاب بدید

می‌تونید به جای مطرح کردن یک سوال، چند سوال طرح کنید و از شرکت‌کننده‌ها نظرسنجی کنید که می‌خوان در طول وبینار در مورد کدوم یک از این مسائل صحبت بشه. احتمالا کارتون کمی سخت بشه. اما ارزشش رو داره. چون مخاطب متوجه دو مسئله می‌شه. اول اینکه می‌فهمه شما برای او و نظرش ارزش قائل شدین؛ دوم متوجه می‌شه که شما به کسب و کارتون مسلط هستید و ترسی ندارید از اینکه با سوالات جدید به چالش کشیده بشید.

۳- پیش از برگزاری وبینار نظرات کاربران در مورد صنعت و رقبا رو بخونید

باور کنید یا نه، یکی از مهم‌ترین منابع الهام برای تولید محتوایی که با هدف کمک به مخاطب ساخته می‌شه، نظراتیه که مشتری‌ها به رقبا دادن. با دقت دنبال کنید که مشتری/مخاطب درگیر چه چیزیه و رقبای شما کدوم قسمت از سوال مشتری رو نتونستن پاسخ بدن. سعی کنید به سوال‌های بی‌جواب مخاطب برسید و مشکلشون رو برطرف کنید. این موضوع می‌تونه به برگ برنده‌ی محتوای شما تبدیل و در نتیجه‌‌اش باعث رشد اعتبار برندتون بشه.

۴- برای پرسش و پاسخ وقت بگذارید

از جلسات پرسش و پاسخ به دو شکل می‌تونید استفاده کنید. یا اینکه بخشی از وبینار رو به پرسش و پاسخ اختصاص بدید. یا اینکه کلا وبینار رو به صورت پرسش و پاسخ پیش ببرید. راه اول راه مرسومه و اکثرا همین مسیر رو انتخاب می‌کنن. اما راه دوم؛ هم راحت‌تره و هم سخت‌تر. راحت‌تر از این جهت که نیاز به برنامه‌ریزی خاصی ندارید و باید بیشتر به دانسته‌هاتون مطمئن باشید. سخت‌تر از این جهت که باید دانسته‌هاتون در حدی باشن که مخاطب رو راضی کنن.

گام دوم: انتخاب تیم

اجرای وبینار مثل هر کار دیگه‌ای، اگر به شکل تیمی و به صورت درست انجام بشه، نتیجه‌ی با کیفیت‌تری داره. تو انتخاب تیمتون دقت کنید. اجباری وجود نداره که همه‌ی کارها رو یک نفری انجام بدید. می‌تونید محتوا رو خودتون تولید کنید و فرد دیگه‌ای رو برای رفتن جلوی دوربین انتخاب کنید. فردی که توانایی انتقال محتوایی که تولید کردید رو داشته باشه. همونقدر که تولید محتوا اهمیت داره، رسوندن اون هم اهمیت دارد. برای اطمینان از پیش نیومدن مشکلات فنی، یک هم‌تیمی که کمی دانش فنی داشته باشه انتخاب کنید. قطع شدن تصویر وسط وبینار احتمالا آخرین چیزیه که دنبالش هستید. اینکه کسی رو داشته باشید که در این شرایط کمکتون بکنه باعث می‌شه تمرکزتون در طول وبینار به هم نخوره.

گام سوم: انتخاب زمان مناسب پیش از برگزاری وبینار

در تمام مراحل آماده‌سازی برای وبینار این رو فراموش نکنید که وبینار یک برنامه‌ی زنده است و چیزی نیست که از قبل ضبط و منتشر کنید تا به مخاطب برسه. برای همین انتخاب زمان مناسب برای وبینار بسیار مهمه. برای انتخاب زمان درست باید مخاطبتون رو بشناسید. مخاطبتون دانش‌آموزه یا دانشجو؟ خانه‌داره؟ شاغله؟ فری‌لنسره؟ اینکه بتونید تخمین درستی از خالی بودن زمان مخاطب داشته باشید بهتون کمک می‌کنه که بهترین و مناسب‌ترین زمان رو برای برگزاری وبینار انتخاب کنید. انتخاب زمان درست باعث می‌شه که مطمئن بشید مخاطب‌ها رو در اثر مشکل انتخاب زمان از دست نمی‌دین.

گام چهارم: انتخاب سرویس برگزاری

انتخاب سرویس برگزاری وبینار اهمیت خیلی زیادی داره. وبینار سمیناریه که به صورت آنلاین برگزار می‌شه؛ پس نه تنها باید تمام امکاناتی که در یک سمینار موجوده رو داشته باشه، بلکه باید از آنلاین بودن فضا هم حداکثر استفاده رو ببره. سرویس‌های برگزاری مختلفی در دنیا وجود دارن. از ادوبی کانکت (Adobe Connect) محصول شرکت ادوبی گرفته تا پلتفرم بومی اسکای‌روم. وقتی می‌خواید پلتفرم رو انتخاب کنید، مطمئن بشید که این امکانات و ویژگی‌ها رو براتون فراهم می‌کنن:

۱- کیفیت بالای ارتباط دیداری و شنیداری

اگر وبینار شما درست به گوش مخاطب نرسه یا مخاطب نتونه اون رو درست ببینه، احتمال اینکه وبینار رو ترک کنه زیاده. پس مطمئن بشید از سرویسی استفاده می‌کنید که کیفیت بالایی در ارتباط دیداری و شنیداری فراهم می‌کنه و قطعی و تأخیر در ارسال و دریافت تصویر و صدا نداره.

۲- قابلیت اشتراک‌گذاری محیط‌های مختلف

در طول وبینار احتمال اینکه بخواید از نرم‌افزارهای مختلف استفاده کنید یا اینکه بخواید یک صفحه‌ی وب رو به حضار نشون بدید زیاده. مطمئن بشید سرویسی که انتخاب می‌کنید این قابلیت رو داره.

۳- قابلیت پخش فایل‌های صوتی و تصویری

بدون شک یکی از جذاب‌ترین انواع محتوا، محتواهای صوتی و تصویریَن. می‌تونید از این محتواها برای رسوندن پیام به درست‌ترین شکل ممکن استفاده کنید. می‌تونید از ویدیوهای تبلیغاتی شرکت‌های خارجی که در کسب و کار شما هستند استفاده کنید و یا حتی می‌تونید به عنوان زنگ تفریح و برای عوض کردن فضای وبینار ویدیو پخش کنید. اگر سرویس انتخابی شما امکان پخش فایل‌های صوتی و تصویری رو نداشته باشه، قدرت مانور شما برای جذاب کردن جلسه تا حد زیادی محدود می‌شه.

۴- قابلیت نمایش اسلاید

یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر ارائه‌ای، چه به صورت آنلاین باشه و چه به صورت آفلاین، نمودارها و اسلایدها هستن. طراحی درست نمودار باعث می‌شه پیامی که دارید به درستی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به مخاطب منتقل بشه. اگر مخاطبین شما افرادی باشن که وقت محدودی دارن، مثلا مدیران یک سازمان بزرگ باشن، وقت زیادی ندارید که حرفتون رو منتقل کنید؛ هر ثانیه از وبینارتون باید بهینه شده باشه. به همین دلیله که پشتیبانی سرویس وبینار از اسلایدهای مختلف اهمیت زیادی داره. سعی کنید از سرویسی استفاده کنید که شما رو محدود نکنه. به این ترتیب مجبور نمی‌شید اسلایدهای پاورپوینت رو به PDF تبدیل کنید. از سرویسی استفاده کنید که از انواع مختلف فرمت‌ها پشتیبانی می‌کنه.

۵- داشتن وایت‌برد

اینکه در طول مسیری که مخاطب رو می‌برید خودتون هم هم‌قدم باشید، باعث می‌شه اثرگذاری ارائه‌ی شما به طرز چشم‌گیری افزایش پیدا کنه. یکی از راه‌های هم‌قدم شدن با مخاطب نوشتنه. وقتی با دست‌خط خودتون چیزی رو می‌نویسید و همزمان اون رو توضیح می‌دید، می‌تونید تا حد زیادی مطمئن بشید پیام رو به بهینه‌ترین شکل ممکن منتقل می‌کنید. این موضوع زمانی بیشتر اهمیت پیدا می‌کنه که شما از وبینار به عنوان کلاس درسی استفاده کنید. با استفاده از امکان وایت‌برد می‌تونید با رسم شکل و نوشتن فرمول و… فضا رو هرچه بیشتر به کلاس واقعی شبیه کنید. کلاس واقعی‌ای که کسل‌کننده نباشه می‌تونه دوای درد هر دانش‌آموز و دانشجویی باشه. این رو هم در نظر داشته باشید که می‌تونید از این وبینار بعدا به عنوان جزوه‌ی ویدیویی استفاده کنید و به شاگردهاتون بدید.

۶- قابلیت اشتراک فایل

منطقی نیست وقتی در طول وبینار می‌خواید فایلی رو به اشتراک بگذارید که مخاطب‌هاتون همون لحظه اون رو ببینن، مجبور بشید سرویس وبینار رو ببندید و فایل رو مثلا به صورت ایمیلی برای شرکت‌کننده‌ها ارسال کنید. اصولا باید تمام تلاشتون رو بکنید که شرکت‌کننده طی هیچ شرایطی مجبور نشه برنامه رو ببنده و از سمینار خارج بشه، حتی برای مدت محدود. پس حتما مطمئن بشید که امکان اشتراک فایل توسط شما و شرکت‌کنندگان فراهم باشه.

۷- دسترسی آسان به سرویس

باید مطمئن بشید که مخاطب محدودیتی توی دیدن وبینار شما نداره. اینکه شرکت‌کننده رو مجبور کنید از سیستم عامل یا دستگاه خاصی استفاده کنه، باعث ایجاد دردسر برای مخاطب میشه و ممکنه کلا از شرکت کردن توی وبینار شما پشیمون بشه. انتخاب پلتفرمی که روی اکثر دستگاه‌ها و سیستم عامل‌ها به درستی کار کنه اهمیت زیادی داره. سعی کنید تا جاییکه ممکنه شرکت‌کننده رو از نصب اپلیکیشن دور نگه دارید. برطرف کردن مشکلات فنی شرکت‌کننده آخرین چیزیه که دوست دارید با اون سر و کله بزنید.

گام پنجم: تهیه تجهیزات مورد نیاز

بسته به بودجه‌ای که برای وبینارتون کنار گذاشتید، باید تجهیزات مناسبی برای وبینار تهیه کنید. این تجهیزات شامل اینترنت پرسرعت، میکروفن مناسب، دوربین یا وبکم با کیفیت و چیزهایی شبیه به این‌ها میشه. اگر سرعت اینترنتی که از اون برای ارائه استفاده می‌کنید پایین باشه، شرکت‌کننده‌ها تصاویر رو به صورت اسلایدشو می‌بینن و یا حتی ممکنه نتونن شما رو ببینن یا صداتون رو بشنون. اگر از میکروفن مناسب استفاده نکنید، صدا به درستی منتقل نمی‌شه و شرکت‌کننده یا باید بی‌خیال فهمیدن جریان ارائه بشه و یا باید مدام از شما بخواد که حرفتون رو تکرار کنید. این موضوع باعث می‌شه هم حواس خودتون از ارائه پرت بشه و هم مخاطب جریان ارائه رو گم کنه.

برای دوربین و وبکم هم لازم نیست هزینه‌ی زیادی بکنید. اگر موبایلی دارید که کیفیت دوربین سلفیش خوبه، می‌تونید به همون تکیه کنید و از هزینه‌های بیشتر جلوگیری کنید. در نظر داشته باشید که لازم نیست کیفیت همه چیز در بالاترین سطح ممکن باشه. همین که کیفیت رو در حد معقولی نگه دارید، مخاطب رو راضی می‌کنه.

گام ششم: تبلیغ وبینار و دعوت به حضور

حتی اگر بهترین محتوا رو با بهترین کیفیت آماده کنید و مطمئن بشید که بهترین سرویس و ابزار رو تهیه کرده‌اید، اگر کاری که می‌خواهید بکنید به گوش مخاطب نرسد، دیده نمی‌شه. به همین سادگی. اهمیت تبلیغات اون قدر زیاده که حرف زدن ازش به نظر بدیهی می‌رسه. از تمامی کانال‌های تبلیغاتی‌ که دارید یا می‌تونید داشته باشید استفاده کنید. توی وب‌سایت، اکانت توییتر و اینستاگرام و کانال تلگرامتون در مورد وبینار پیش رو حرف بزنید. از سرویس‌های تبلیغاتی مختلف استفاده کنید.

پیش از برگزاری وبینار اگر معتقدید وبینار شما برای کارمندهای یک شرکت یا اداره‌ی خاص مفیده، به طور مستقیم روی اون‌ها تمرکز کنید. همچنین سعی کنید از افراد معتبر و شناخته شده دعوت کنید که توی وبینار شما حضور داشته باشن. این افراد می‌تونن به عنوان سخنران مهمان در وبینار شرکت کنن. شرکت کردن این افراد باعث می‌شه هم اعتماد به نفس شما به عنوان برگزارکننده زیاد بشه و هم اعتبار وبینارتون پیش مخاطب‌ها بیشتر بشه. توی تمامی مراحل تبلیغ مطمئن بشید که در پروسه‌ی معرفی خودتون، به اسپمر تبدیل نشید. احتمالا هیچ کسب و کاری دوست نداره به عنوان اسپمر شناخته بشه.

گام هفتم: ثبت نام کاربران

تا می‌تونید روند ثبت نام کاربران رو ساده کنید. پیچیدگی مراحل ثبت نام می‌تونه باعث ریزش چشم‌گیر مخاطب‌های شما بشه. امکان ثبت نام از طریق ایمیل و یا موبایل رو فراهم کنید. اجازه بدید کاربر با ارایه‌ی کمترین اطلاعات ممکن روند ثبت نام رو پیش ببره. به کاربر این اجازه رو بدید که خودش تصمیم بگیره چه مقدار به شما اطلاعت بده. اما این رو هم در نظر داشته باشید که حتما راهی برای ارتباط برقرار کردن با کاربران داشته باشید. یعنی مطمئن بشید که کاربر حتما یکی از فیلدهای مورد نظر شما رو توی فرم پر می‌کنه. به این ترتیب می‌تونید اطمینان پیدا کنید که هیچ کدوم از افرادی که به نحوی علاقه داشتن توی وبینار شما شرکت کنن رو از دست نمی‌دین و از اون مهم‌تر داشتن راه ارتباطی باعث می‌شه بتونید به شیوه‌ای درست و اصولی به افرادی که ثبت نام کردن یادآوری کنید که وبینار رو فراموش نکنن.

گام هشتم: اطلاع‌رسانی زمان و نحوه شرکت در وبینار برای کاربران

اهمیت شناختن مخاطب در این جا هم خودش رو نشون میده. اگر بدونید یا حدسی منطقی‌ داشته باشید که کاربرانی که برای وبینار شما ثبت نام کردن چه راه ارتباطی‌ای رو ترجیح می‌دن، می‌تونید از همون راه بهشون یادآوری کنید که وبینار رو فراموش نکنن. افراد سلیقه‌ی مختلفی برای ارتباط برقرار کردن با شرکت‌ها و برگزارکننده‌های مراسم‌های مختلف دارن. بعضی از افراد ترجیح می‌دن ایمیل دریافت کنن و اینطوری می‌تونن تو ابزارهایی مثل گوگل کلندر (Google Calendar) برای خودشون یادداشت ثبت کنن و رویداد رو فراموش نکنن؛ بعضی‌ها پیامک رو ترجیح می‌دن و بعضی‌ها هم دوست دارن کسی به صورت تلفنی بهشون یادآوری کنه.

پیش از برگزاری وبینار خیلی مهمه که بدونید مخاطب چه چیزی رو ترجیح می‌ده به شما کمک می‌کنه از راه درست باهاش صحبت کنید و این درست صحبت کردن باعث ایجاد رابطه‌ای می‌شه که می‌تونید امیدوار باشید ادامه‌دار باشه. همچنین سعی کنید تا قبل از برگزاری وبینار، یک فایل متنی یا ویدیوی آموزشی برای شرکت‌کننده‌ها بفرستید که بتونن به راحتی توی وبینار حاضر بشن و از نظر فنی با مشکل خاصی رو به رو نشن.

گام آخر

تمام مراحلی که گفتیم برای آماده کردن جلسه‌ی وبینار بود. اگر تمام مراحل بالا رو به درستی و با دقت طی کرده باشید، می‌تونید با خیال راحت منتظر زمان برگزاری وبینار بمونید. هرچه به موضوعی که می‌خواید ارایه بدید مسلط‌تر بشید، استرستون موقع ارایه کمتر می‌شه و هرچه استرستون کمتر باشه، ارائه‌ی بهتری خواهید داشت. پس فراموش نکنید که هرچه بیشتر برای این ارایه تمرین و تکرار داشته باشید، کیفیت وبینارتون بیشتر میشه. سعی کنید با شناختی که از مخاطبتون دارید، لحن و کلامی که در صحبت و در طول ارایه از اون استفاده می‌کنید رو به درستی انتخاب کنید.

اگر وبینار رو برای اعضای رتبه بالای یک شرکت مهم برگزار می‌کنید، باید لحنی محکم و رسمی داشته باشید و شوخی‌هاتون باید دقیق و کنترل شده باشه. اگر هدفتون از وبینار شبیه‌سازی فضای کلاس درسه، باید بدونید چه لحنی برای صحبت کردن با دانشجو یا دانش‌آموز مناسب‌تره. جابجا استفاده کردن از لحن و ادبیات مختلف می‌تونه باعث بشه که شرکت‌کننده‌ی در وبینار احساس کنه بهش توهین شده و یا حتی احساس کنه سطح وبینار بالاتر از دانششه. همون‌قدر که اشتباهاتی از این دست می‌تونن باعث بشن که شرکت‌کننده‌ها توی وبینارهای بعدی شرکت نکنن، اجرای درست وبینار می‌تونه باعث بشه که نه تنها شرکت‌کننده‌ها در ثبت نام دوره‌ی بعدی وبینار شک نکنن، بلکه به قسمت‌های مختلف همین وبینار هم برگردن و از نکاتی که به اون‌ها پرداختین استفاده کنن.

جمع‌بندی و پایان

وبینار یکی از مهم‌ترین راه‌هاییه که این روزها کسب و کارهای مختلف برای ارتباط برقرار کردن با مخاطبانشون از اون استفاده می‌کنن. دلایل استقبال از وبینار بسیار زیاده. اینکه نیازی نداشته باشید سالن مخصوصی رو اجاره کنید که رویدادتون رو توی اون اجرا کنید تا حد زیادی هزینه‌های شما رو کاهش می‌ده. آنلاین بودن وبینار باعث می‌شه که مسائل جغرافیایی مانع شرکت افراد توی وبینار نشه و همه بتونن از هرجای دنیا به شما و برنامه‌ی شما دسترسی داشته باشن. اینکه افراد لازم نداشته باشن یک مسافت طولانی رو برای رسیدن به سمینار طی کنن می‌تونه باعث جذبشون بشه.

از اون‌جایی که اجرای زنده‌ی وبینار می‌تونه تأثیر زیادی توی رابطه‌ی شما با مخاطب داشته باشه، وقت زیادی برای آماده‌سازی و تبلیغ اون بذارید. توی این نوشته سعی کردیم هشت گامی که با طی کردن اون‌ها کیفیت وبینارتون تا سطح زیادی بالا می‌ره رو معرفی کنیم و به توضیح هر کدومشون پرداختیم. در مورد تولید محتوا صحبت کردیم؛ از انتخاب تیم برگزاری حرف زدیم؛ به اهمیت زمان برگزاری وبینار اشاره کردیم؛ در مورد ابزارها و ویژگی‌هایی که سرویس برگزاری وبینار باید ارائه بده صحبت کردیم؛ به تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری وبینار پرداختیم؛ اهمیت تبلیغات درست رو گوشزد کردیم و توضیح دادیم راه‌های ارتباطی مناسب با افرادی که می‌خوان ثبت نام کنن چه راه‌هایی هستن. بعد از طی کردن این مراحل، فقط بحث تسلط شما به موضوع وبینار باقی می‌مونه که با تمرین و مطالعه، می‌تونید کیفیتش رو تا حد بسیار زیادی بالا ببرید.