مزایای وب کنفرانس | چرا جلسات آنلاین برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها اهمیت دارند

دست‌کم یک‌بار پیش آمده که وسط ترافیک سنگینی گیر کرده‌اید و با خودتان گفته‌اید: «کاش می‌شد این جلسه را آنلاین برگزار کرد»؟ یا چقدر حسرت خورده‌اید برای شکل‌گیری جلسه‌ای، چقدر هزینه کرده‌اید که می‌توانستید انجام ندهید. مزایای وب کنفرانس همین است که دیگر این سوال‌ها را از خودتان نپرسید و چنین نگرانی‌هایی هم نداشته باشید.

وب‌کنفرانس، قواعد بازی را عوض کرده است. اگر هنوز تفاوت وبینار با ویدئو کنفرانس را نمی‌دانید، مقاله مکمل ما در این زمینه را بخوانید. شاید تا چند سال پیش، جلسات آنلاین فقط برای شرکت‌های تکنولوژی‌محور جذاب بود، اما امروزه به ضرورت انکارناپذیر برای بقای هر سازمانی تبدیل شده است. مسئله به هیچ وجه فقط بحث راحتی برگزاری جلسه نیست.

این فناوری به سازمان شما اجازه می‌دهد نفس بکشد، هزینه‌های اضافی را دور بریزد و روی موردی که مهم است تمرکز کند؛ یعنی تمرکز روی «نتیجه» که اصل ماجرا است. اگر هنوز فکر می‌کنید جلسات آنلاین نمی‌توانند به صمیمیت جلسات حضوری برسد، احتمالا هنوز با پتانسیل واقعی این ابزار آشنا نشده‌اید. بیایید ببینیم چرا دنیای کسب‌وکار به این ابزار مهم نیاز دارد.

کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی زمان

چه چیزی بهتر از مدیریت هوشمندانه هزینه‌های سازمان و جلوگیری از هدر رفتن بودجه است؟ اگر اصرار دارید که جلسه حضوری داشته باشید، حداقل می‌توانید هزینه‌های داخلی را صرف جلسات مهم‌تر کرده و سایر هزینه‌های جانبی را حذف کنید. با حذف بودجه‌های اضافه برای هر جلسه، مسیر زیر را طی می‌کنید:

کاهش نیاز به سفرهای حضوری

دیگر نیازی نیست وقتتان را در مسیر رفت‌وآمد، ترافیک و مشکلات دیگر هدر دهید. با تمرکز روی موضوع جلسه، می‌توانید جلسه آنلاین برگزار کنید که هم رأس زمان مقرر خودش برگزار می‌شود و هم همه می‌توانند به راحتی از هر جایی که راحت هستند، وارد جلسه شوند.

صرفه‌جویی در هزینه‌های حمل‌و‌نقل و اقامت

چه خودتان بخواهید سفر کنید، چه مهمانی را دعوت کنید تا در جلسه حاضر شود، با وب‌کنفرانس می‌توانید تمام هزینه‌های رفت‌وآمد و اقامت در شهر یا کشور مقصد را حذف کنید.

دسترسی آسان به مخاطبان از راه دور

جذابیت اصلی وب‌کنفرانس، حذف محدودیت حضور فیزیکی است. فرقی نمی‌کند که فاصله بین شرکت‌کنندگان یک یا هزاران کیلومتر باشد. وقتی که همه می‌توانند در لحظه وارد جلسه شده و روی نتیجه جلسه تمرکز کنند، هم هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند و هم نتیجه به سرعت حاصل می‌شود. برای برگزاری جلسات به بهترین شکل و مناسب با کسب و کار خود، مقاله مقایسه وب کنفرانس ایرانی و خارجی را مطالعه کنید.

امکان حضور شرکت‌کنندگان از هر مکان

تصور کنید مادر شاغلی هستید که نمی‌تواند فرزندش را تنها بگذارد، یا مدیر فروشی هستید که در ماموریت است و باید گزارش فوری بدهد، آن وقت متوجه می‌شوید که وب‌کنفرانس برای اینجور مواقع معجزه است. در این شرایط، همه می‌توانند بدون دغدغه و با آمادگی کامل در جلسه حاضر شوند.

حضور سخنرانان خارجی بدون محدودیت جغرافیایی

ممکن است به عنوان مدیرعامل یا حتی مدیر آموزش که مسئول پرورش کارکنان مجموعه است، بخواهید از سخنرانان خارجی برای شرکت در جلسه استفاده کنید. بنابراین، برای اینکه روند کار تسهیل شود و در هزینه‌های سفر، برگزاری و پذیرایی صرفه‌جویی شود، استفاده از وب‌کنفرانس برای برگزاری جلسات مهم سازمانی یا تیمی جزو بهترین گزینه‌ها است.

افزایش تعامل و مشارکت حضار

برخلاف تصور رایج که جلسات آنلاین را فضایی سرد و یک‌طرفه می‌دانند، ابزارهای مدرن وب‌کنفرانس پتانسیلی برای تعامل دارند که حتی در جلسات حضوری هم کمتر دیده می‌شود. علاوه بر مدیریت راحت‌تر جلسه، ابزارهای مختلفی هم برای تعامل بیشتر وجود دارد؛ مثل:

استفاده از چت و قابلیت پرسش و پاسخ

سکوت سنگین در جلسات، قاتل خلاقیت افراد است؛ اما در وب‌کنفرانس، صحبت نکردن به معنای عدم مشارکت نیست. ابزارهایی مثل چت‌باکس و بخش پرسش و پاسخ (Q&A)، فضایی امن برای کسانی ایجاد می‌کنند که شاید در جمع خجالتی باشند یا نخواهند حرف سخنران را قطع کنند. آن‌ها می‌توانند سوالات‌شان را تایپ کنند و در زمان مناسب پاسخ بگیرند.

ابزارهای مشارکتی برای تیم‌ها

ابزارهایی مثل اشتراک گذاشتن فایل و صفحه دسکتاپ، پخش زنده محتوا از طریق آدرس اینترنتی، تخته وایت برد تعاملی و امکانات دیگر که در اتاق اسکای‌روم هم وجود دارد، به تیم یا شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه کمک می‌کند تا اطلاعات و دستاوردهای خودشان را به راحتی برای تمام اعضا به نمایش بگذارند.

مستندسازی و ضبط جلسات

فراموش شدن جزئیات یا یادداشت‌برداری ناقص در جلسه، از کابوس‌هایی است که ممکن است هرکسی با آن روبه‌رو شود. قابلیت ضبط ابری در اسکای‌روم، به شما کمک می‌کند تا همیشه و همه‌جا به محتوای جلسه دسترسی داشته باشید. از ضبط ویدیوها چه استفاده‌ دیگری می‌توانید داشته باشید؟

ضبط جلسه برای مرور بعدی

این ویژگی برای آموزش و یادگیری عمیق بی‌نظیر است. شرکت‌کنندگان، چه اعضای تیم و چه سمت‌های دیگری داشته باشند، دیگر نگران نوشتن نکات حین جلسه نخواهند بود. آن‌ها می‌توانند با خیال راحت روی بحث تمرکز کنند، چون می‌داننددر نهایت فایل ضبط‌ شده‌ای وجود دارد.

آرشیو جلسات برای اعضای غایب

زندگی کاری غیرقابل پیش‌بینی است و همیشه احتمال دارد اعضای کلیدی در جلسه حضور نداشته باشند. به جای اینکه وقتتان را برای توضیح دوباره جلسه هدر دهید (که در این موقعیت، نیمی از اطلاعات هم منتقل نمی‌شود)، لینک ویدیو را برایشان بفرستید تا آن‌ها هم در جریان کارها و وظایفشان قرار می‌گیرند.

بهبود همکاری تیمی و هماهنگی

در سازمان‌های مدرن، تشریفات اداری برای هماهنگی بین تیم‌ها، جلسات حضوری طولانی و نامه‌نگاری‌های پیچیده دیگر جایی ندارند. وب‌کنفرانس ابزاری است که فاصله بین بخش‌ها را از بین می‌برد و جریان انتقال اطلاعات را روان می‌کند. وقتی ارتباط تصویری و اشتراک‌گذاری دسکتاپ با یک کلیک انجام شود، حل مسائل پیچیده که نیاز به همفکری چند تیم دارد، بسیار سریع‌تر اتفاق می‌افتد.

جلسات هم‌زمان تیمی

حالا فرض کنید که تیم بازاریابی شرکتتان، در حال کار روی موضوعی است و سوالی فوری از تیم فنی دارد. به جای نامه‌نگاری‌های طولانی یا منتظر ماندن برای جلسه هفتگی یا هر روش سنتی‌ای، اعضا با یکدیگر جلسه فوری آنلاین برقرار می‌کنند و نیازی به مراجعه حضوری نیست. در این حالت، افراد تصاویر به اشتراک گذاشته می‌شود، مشکل را نشان می‌دهند و همان لحظه حل می‌کنند.

هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان

برای سازمان‌هایی که چندین شعبه یا دپارتمان دور از هم دارند، وب‌کنفرانس مانند پلی است که همه بخش‌ها را به هم وصل می‌کند. جلسات هماهنگی ماهانه یا فصلی که در آن مدیرعامل می‌تواند مستقیم با تمام پرسنل صحبت کند، باید طوری باشد که همه بتوانند به راحتی در جلسه (بدون دغدغه کمبود جا و موارد دیگر) حضور داشته باشند.

انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

وقتی رفت‌وآمد و دردسرهای هماهنگی مکان حذف می‌شود، زمان شما و مخاطبان آزادتر می‌شود. بنابراین، افراد بازه زمانی منعطف‌تری را برای حضور در جلسه دارند. به بیان دیگر، اگر به طور معمول برگزاری جلسه عادی سه ساعت طول بکشد (با احتساب رفت و آمد تمامی افراد)، مزایای وب کنفرانس این است که کل فرآیند در یک ساعت تمام می‌شود.

امکان زمان‌بندی مناسب

در فضای آنلاین، می‌توانید زمان جلسات را منعطف تنظیم کنید. از جلسات کوچک ۵ دقیقه‌ای تا جلسات توجیهی چند ساعته؛ همه چیز برای برگزاری وب کنفرانس آماده‌ است.

هماهنگی با مناطق زمانی مختلف

برای کسب‌وکارهایی که در مقیاس جهانی یا منطقه‌ای کار می‌کنند، اختلاف ساعت زمانی برای برگزاری جلسه با شرکت‌کنندگان بسیار مهم است. اما در پلتفرم‌های برگزاری وب‌کنفرانس مثل اسکای‌روم، شما می‌توانید جلسه‌ای را طوری تنظیم کنید که برای همکار شما در آن‌سوی دنیا و خودتان، بهترین زمان ممکن باشد.

حفظ محیط زیست

شاید در نگاه اول، برگزاری جلسه آنلاین ربطی به نجات کره زمین نداشته باشد؛ اما بیایید کمی عمیق‌تر نگاه کنیم. هر باری که شما دکمه «ورود به جلسه» را می‌زنید و ماشین‌تان را در پارکینگ خاموش نگه می‌دارید، مطمئن باشید که دارید بخشی از وظیفه خودتان را در قبال حفاظت از محیط زیست انجام می‌دهید.

کاهش سفرهای حضوری و انتشار کربن

حالا تصور کنید اگر سازمان بزرگی، فقط نیمی از جلسات حضوری‌اش را مجازی کند، چه حجم عظیمی از آلودگی هوا حذف می‌شود. وب‌کنفرانس، راهکاری است که هر کسب‌وکار مدرنی می‌تواند برای حفاظت از محیط زیست به کار بگیرد، بدون اینکه از آن توقعی باشد تا درختی بکارد!

جایگزینی موثر جلسات آنلاین به جای جلسات فیزیکی‌

علاوه بر سوخت فسیلی، جلسات حضوری منابع دیگری مثل کاغذ و موارد اینچنینی را هدر می‌دهد. وقتی جلسه آنلاین برگزار شود. فایل‌ها کاغذی جای خود را به فایل‌های پی‌دی‌اف، ورد، پاورپوینت و … می‌شوند، تخته‌ها دیجیتالی می‌شوند و هیچ زباله‌ اضافه‌ای تولید نمی‌شود. این یعنی یک تغییر کوچک در عادت کاری ما که می‌تواند تاثیر بزرگی در حفظ منابع داشته باشد.

سخن آخر

وقتی شما بتوانید هزینه‌های سربار را حذف کنید، از هر کجای دنیا استعداد جذب کنید و جلساتی با کمترین استهلاک و بدون تشریفات اضافی داشته باشید، چند پله از رقبای سنتی خود جلوتر هستید.

اگر هنوز جلسات‌تان را به شیوه قدیمی برگزار می‌کنید، شاید وقت آن رسیده که با انتخاب ابزار مناسب و برنامه‌ریزی وب کنفرانس دقیق، بهترین نتیجه را به دست آورید. فراموش نکنید که آینده بازار کار، ترکیبی و منعطف است و وب‌کنفرانس، بلیت ورود شما به این آینده خواهد بود. همین الان با ساخت اتاق رایگان خود، کیفیت واقعی جلسه آنلاین را در اسکای‌روم تجربه کنید.