وب کنفرانس چیست و چه نقشی در فرهنگ دورکاری (Hybrid/Remote Work) ایفا می‌کند؟

وقتی صاحب کسب‌و‌کار یا مدیر بخشی هستید، ممکن است که نیروهای دورکار یا هیبرید داشته باشید. به بیان دیگر، کارمندان شما، هر از گاهی در محیط کار حضور دارند یا به صورت دورکار به انجام امور می‌پردازند. به عنوان مدیر، چگونه باید این تیم‌ها یا افراد را مدیریت کنید؟ اینجا است که با نقش وب کنفرانس در دورکاری و مدیریت این دسته از کارمندان بیشتر آشنا خواهید شد.

با استفاده از وب‌کنفرانس، تمرکز تمام افراد روی موضوع جلسه خواهد بود و هرکسی می‌تواند با دسترسی‌هایی که از برگزارکننده می‌گیرد، داده‌ها، تصاویر، محتوا، گزارش‌ها و تمامی فایل‌های خودشان را به اشتراک بگذارند. اسکای‌روم برای برگزاری وب‌کنفرانس، با داشتن امکانانی مثل چت باکس، تخته وایت‌برد آنلاین و قابلیت‌های این چنینی، میزبان برگزاری وب کنفرانس تعاملی شما خواهد بود. حالا وقت آن است که با ماهیت «وب‌کنفرانس» بیشتر آشنا شوید.

وب‌کنفرانس چیست؟

شاید سوالی برایتان پیش بیاید که واژه وب‌کنفرانس چیست؟ وب‌کنفرانس یعنی «جلسه آنلاین» که اجازه می‌دهد هر شخصی با هر جایگاهی و از هر کجا بدون نیاز به دغدغه‌های معمول مثل از دست دادن زمان در ترافیک، آماده‌سازی فضا برای برگزاری و … جلسه‌ای در سطوح مختلف برگزار کند.

جلسات دیگر بدون توجه به محدودیت‌های فضای حضوری، مثل کوچک بودن مکان، کم بودن تعداد صندلی، ناقص بودن ابزارهای تعاملی مثل تلویزیون برای نشان دادن گزارش‌ها و موارد دیگر، برگزار خواهند شد. در مقاله‌ چرا جلسات آنلاین برای سازمان‌ها و کسب‌و‌کارها اهمیت دارند، از اهمیت استفاده از وب‌کنفرانس بیشتر توضیح دادیم.

فرهنگ دورکاری چیست؟

کار دورکاری، یعنی شرایطی که کارمند از «منزل» یا هرجایی غیر از «محل کار» به انجام امور سازمان و شرکت می‌پردازد. کارهای دورکاری به دو شکل است:

• مشاغل فریلنسینگ
• مشاغل استخدامی یا هیبریدی

فریلنسر یا به اصطلاح برخی از سازمان‌ها کارمند پروژه‌ای، به صورت پروژه‌ای با کارفرما کار می‌کنند که نه در آن ساعت مشخصی از هر روز را کار می‌کنند و نه پرداخت قراردادی دارند. آن‌ها به ازای هر پروژه، حق‌الزحمه‌ی خود را دریافت می‌کنند و مزایایی مثل عیدی، سنوات و بیمه شامل حال آن‌ها نمی‌شود.

مشاغل استخدامی شرایطی است که کارمند به صورت عادی در سازمان یا شرکتی استخدام شده، اما با این حال فرد می‌تواند بنا به دلایلی مثل دور بودن محل زندگی نسبت به محل کار، از طریق دورکاری همکاری خودش را به صورت کامل با سازمان یا شرکت انجام دهد. برخی از سازمان‌ها، هنوز افرادی که در زمینه برنامه‌نویسی، طراحی گرافیک، تولید محتوا، ترجمه و … به صورت پروژه‌ای کار می‌کنند را به این صورت استخدام کرده یا از آن‌ها به صورت هیبریدی (برخی از روزهای هفته به صورت حضوری در شرکت و برخی از روزهای دیگر به صورت دورکار) استفاده می‌کنند.

اصلی‌ترین نقش وب کنفرانس در دورکاری این است که می‌توانید به عنوان مدیرعامل، مدیر بخش یا سرپرست گروه، افرادی که به این صورت استخدام کرده‌اید را بهتر مدیریت کنید و جلسات ترکیبی یا خصوصی با آن‌ها داشته باشید. برگزاری وب‌کنفرانس در منزل به سخت‌افزارهایی نیاز دارد که در ادامه، با این مورد بیشتر آشنا خواهید شد.

سخت‌افزار مناسب وب کنفرانس در منزل

برای استفاده از قابلیت‌های وب‌کنفرانس، نیاز به سخت‌افزارهای پیچیده ندارید. کافی‌ است تبلت، تلفن همراه، لپ‌تاپ یا کامپیوتر شخصی داشته باشید که بتوانید از نرم‌افزارهای مناسب برای شرکت در جلسات استفاده کنید.

اگر به کیفیت میکروفون‌ها و دوربین جلو لپ‌تاپ و تلفن همراه خود قانع نیستید، می‌توانید از میکروفون‌ها و وبکم‌های جداگانه استفاده کنید. برخی از میکروفون‌ها به صورت سیمی و برخی دیگر به صورت بلوتوثی وصل می‌شوند. این موضوعی است که برخی از وبکم‌های موجود هم به صورت داخلی میکروفون دارند و با کیفیت‌های مختلف در دسترس دارند.

ابزارهای لازم برای دورکاری و جلسات وب‌کنفرانس

در کنار سخت‌افزارهایی که مطالعه کرده‌اید، نیاز به اتصال دائم اینترنت خواهید داشت که از طریق اینترنت همراه یا مودم‌های خانگی، این اتصال برقرار می‌شود. با این حال، هر سخت‌افزاری، ملزوماتی برای برگزاری جلسات وب‌کنفرانس دارد که مهم‌ترین آن، استفاده از نرم‌افزار است.

این نرم‌افزار مناسب، به شما فضای دسترسی به محیط برگزاری وب‌کنفرانس را می‌دهد و به محض ورود به آن محیط، هم شما و هم مخاطبانتان می‌توانید با قابلیت‌هایی مثل چت صوتی (با فعال کردن دکمه میکروفون)، چت متنی و چت ویدیویی (با فعال کردن دکمه وبکم)، جلسه را برگزار کنید.

نرم‌افزار مناسب برای برگزاری وب‌کنفرانس

هر نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، باید ویژگی‌های مناسبی داشته باشد تا تمام نیازهای شما را تحت پوشش قرار دهد. از ویژگی‌های کلیدی که نرم‌افزار منتخبتان باید داشته باشد می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• سازگاری کامل با هر سرعت اینترنتی که در اختیار دارید
• قابلیت ضبط ابری برای ذخیره کردن محتوای جلسه
• قابلیت به اشتراک‌گذاشتن فایل‌ها
• قابلیت به اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ
• قابلیت خروجی گرفتن از فهرست کاربران و شرکت‌کنندگان
• و …

اسکای‌روم یکی از نرم‌افزارهای تحت وب است که شما را از دانلود و پروسه نصب نرم‌افزار بی‌نیاز می‌کند. تمام امکانات موردنیاز و حرفه‌ای که برای برگزاری جلسه آنلاین نیاز دارید را در اختیارتان قرار می‌دهد.

سخن آخر

مدیریت تیم‌ها و مشاغل دورکاری با وجود قابلیتی به اسم وب‌کنفرانس دیگر مشکل نیست. چه صاحب‌کار باشید و چه جزو افراد دورکار، از این پس می‌توانید جلساتی را ایجاد کنید که بدون نیاز به مکان فیزیکی و شرایط سخت جمع کردن تیم‌ها یا افراد و رسیدن آن‌ها به محل موردنظر، در راستای نیازتان برگزار شود. این جلسات می‌تواند در راستای آموزش سازمانی هم باشد، بنابراین در مقاله انواع آموزش سازمانی توضیح داده‌ایم که کدام دسته از آموزش‌ها، با استفاده از ویدیوکنفرانس قابل انجام خواهد بود.

اگر تا پیش از این تجربه استفاده از سرویس برگزاری وب‌کنفرانس نداشته‌اید و می‌خواهید از مزیت‌هایی که در این مقاله ذکر کرده‌ایم، بهره‌مند شوید؛ اتاق جلسه آنلاین رایگان اسکای‌روم را هم اکنون فعال کرده و از تمامی امکانات استفاده کنید.