رویداد آنلاین چیست؟ انواع، کاربردها و مراحل برگزاری ایونت مجازی

اصلی‌ترین سوال ما در این مقاله این است که رویداد آنلاین چیست؟ برای جواب باید گفت که رویداد آنلاین، گردهمایی برنامه‌ریزی‌ شده‌ای مانند همایش، کارگاه یا رونمایی محصول است که به‌ جای وابستگی به مکان فیزیکی، کاملاً در بستر اینترنت برگزار می‌شود. علاقه‌مندان برای شرکت در این رویدادها، از هر نقطه جغرافیایی می‌توانند شرکت کنند؛ چون فضای آنلاین به خودی خود وابستگی به مکان فیزیکی و جغرافیایی ندارد.

رویداد مجازی همیشه یکی از محبوب‌ترین راه‌های ارتباطی بین اشخاص و افراد بزرگ با مشتری‌های خود بود. حالا سازمان‌ها امروزه بیش از هر زمان دیگری نیازمند ارتباطات سریع‌تر، فراگیرتر و کم‌هزینه‌تر هستند.

از نگاه دیگر این مسئله هم قابل بررسی است که فراتر از کاهش هزینه‌ها، مزیت واقعی رویداد آنلاین چیست و چه ارزشی خلق می‌کند؟ در ادامه این مقاله با جزئیات کامل به جواب این سوال می‌رسیم و بررسی می‌کنیم که ایونت آنلاین دقیقاً چه ابعادی دارد، چگونه باید آن را مدیریت کرد و چه کاربردهایی برای کسب‌وکارهای امروزی خواهد داشت.

رویداد آنلاین چیست؟

اگر بخواهیم دقیق‌تر بررسی کنیم که مفهوم رویداد آنلاین چیست، باید به تحول ارتباطات سازمانی طی سال‌های اخیر نگاهی بیندازیم. در گذشته اگر خاطرتان باشد، جلسات اینترنتی صرفاً به تماس‌های ویدیویی ساده خلاصه می‌شده‌اند. حالا با مرور زمان و قدرتمند شدن پلتفرم‌های گوناگون در این زمینه، امکاناتی فراهم شده که می‌توانید تجربه حضور در همایش فیزیکی را با تمام پیچیدگی‌هایش شبیه‌سازی می‌کنند.

بدیهی است که اگر شناخت درستی از این فضا نداشته باشید، با مشکل روبه‌رو می‌شود. بنابراین، سازمان‌هایی که بدون شناخت دقیق نیازهای مخاطب‌هایشان اقدام به برگزاری این مدل از رویداد مجازی می‌کنند، اغلب با چالش روبه‌رو می‌شوند. برای درک عمیق‌تر اینکه دستاورد رویداد آنلاین چیست، باید بدانید طراحی درست تجربه کاربری نقش تعیین‌کننده‌ای دارد. مخاطب باید احساس کند بخشی از برنامه‌ای است که دارد به صورت زنده پخش می‌شود، اینکه صرفاً بیننده باشد.

انواع رویداد آنلاین

رویداد آنلاین یک نوع خاص ندارد که بخواهیم نسبت به معرفی همان تک مدل اقدام کنیم. هر کسب‌و‌کاری نیاز دارد تا از شیوه‌های متنوع برای ارائه‌های خود در جهت اهدافی که می‌چیند، از رویداد آنلاین استفاده کند.

همایش مجازی و کنفرانس آنلاین

این ساختار برای گردهمایی‌های علمی یا شرکتی بزرگ کاربرد دارد. همایش‌ها معمولاً شامل چندین سخنران، اتاق‌های مختلف با کاربردهای متنوع و پنل‌های تخصصی هستند.

وبینار

اگر می‌خواهید بدانید وبینار چیست، می‌توانید تصور کنید که ارائه‌ای یک‌ طرفه با محوریت آموزش یا بازاریابی برای مخاطب‌های انبوهی است. این مدل روی انتقال مستقیم پیام تمرکز دارد و تعامل در آن بسیار محدودتر از فرمت‌های دیگر است. سازمان‌ها اغلب برای تولید لید، جذب مشتری یا آموزش‌های عمومی و سریع سازمانی یا حتی غیر سازمانی سراغ این قالب می‌روند.

کارگاه (ورکشاپ) آنلاین

جلسات تعاملی با ظرفیت محدودتر که هدفشان مهارت‌آموزی عملی است را ورکشاپ یا همان کارگاه نامگذاری می‌کنند. مثلاً تیم‌های مارکتینگ برای آموزش ابزارهای جدید سئو، ورکشاپ‌های سه‌ ساعته برگزار می‌کنند. اعضا هم که در این نوع از رویدادها هستند، همزمان می‌توانند با مدرس تمرین عملی داشته باشند و رفع اشکال در همان لحظه صورت می‌گیرد. تمرکز و مشارکت اعضا در این قالب بالاترین حد ممکن را دارد، چون عموماً تعداد مخاطب‌ها کم است و تعامل به اوج خود می‌رسد.

رونمایی محصول

استارتاپ‌ها و شرکت‌های فناوری برای معرفی خدمات جدیدشان از این قالب از کنفرانس آنلاین بهره می‌برند. معرفی ویژگی‌های جدید از محصول همراه با پرسش‌وپاسخ زنده خبرنگاران در محیط پلتفرم، نمونه بارز این مدل محسوب می‌شود. چنین رویکردی بازتاب رسانه‌ای گسترده‌تری را با کمترین هزینه ایجاد می‌کند و به برندها اجازه می‌دهد صدای خود را به گوش مخاطبان از هر کجای ایران و جهان برسانند.

رویداد درون‌ سازمانی

جلسات فصلی مدیران ارشد با کارمندان که گاهی شامل هزاران نفر می‌شود، این فرمت قرار می‌گیرد. مدیرعامل سازمان می‌تواند گزارش عملکرد سالانه یا چشم‌اندازهای آتی را برای تمام کارمندان دفاتر فعال خود از هر شهر و استانی به صورت شفاف و واضح همراه با ارائه‌های ویدیویی، پاورپوینتی، پی‌دی‌افی و… نشان دهد.

رویداد ترکیبی یا هیبریدی

از بعد از کرونا که پلتفرم‌های ارتباط تصویری آنلاین به بخشی از زندگی عموم مردم تبدیل شد، مدل ترکیبی هم وارد این فضای آنلاین شد. رویداد هیبریدی مدلی است که برگزارکننده همزمان میزبان مخاطبان حضوری و مجازی است. بخشی از مهمانان در سالن یا محیط فیزیکی حضور دارند و پخش زنده برنامه با کیفیت بالا برای شرکت‌کننده‌های آنلاین استریم می‌شود. این شیوه به مهمان‌ها اجازه می‌دهد مدل حضورشان را بر اساس شرایط شخصی خود انتخاب کنند.

مزایا و محدودیت‌های رویداد آنلاین نسبت به رویداد حضوری

هر مدلی که در نهایت انتخاب کنید، دارای ویژگی‌های مثبت و منفی است. اگر شما هم مثل بسیاری از مدیران زمان تصمیم‌گیری می‌پرسید مزیت رقابتی رویداد آنلاین چیست و چرا باید بودجه خود را برای اجاره سالن همایش را حذف کنند، جدول زیر مقایسه‌ای شفاف از مزایا، محدودیت‌ها و راهکارهایی است که حتماً بینش شما جهت تصمیم‌گیری‌ها درست، کمک خواهد کرد.

مزایا	محدودیت‌ها	راهکار
حذف کامل هزینه سالن، سفر و اسکان	افت تمرکز مخاطب به دلیل نبودن در محیط حضوری ممکن است.	استفاده از شیوه‌های تعاملی و استراحت‌های کوتاه بین رویداد.
حضور مخاطب‌ها از شهرها و کشورهای دیگر	خروجی تصویری آن وابسته به کیفیت اینترنت هر فرد است.	ارائه فایل ضبط شده برای کسانی که قطعی مکرر داشتند یا خروجی تصویر برای آن‌ها مناسب نبود.
ظرفیت چند هزارنفری	گنجایش بیشتر نسبت به سال‌ها، اما شبکه‌سازی ضعیف‌تر برای شرکت‌کننده‌ها را در پی دارد.	ایجاد اتاق‌های گفتگوی جانبی برای تعامل شرکت‌کنندگان به صورت مجزا با یکدیگر (حتی در زمان‌های استراحت)
ثبت دقیق داده‌های حضور افراد	سخنران‌ها مسئول رفع مشکلات فنی غیر پلتفرمی خود هستند.	برگزاری جلسه آزمایشی با حضور سخنران‌ها و ارائه راهکارهای عملی برای رفع نواقص احتمالی در حین رویداد.

رویداد آنلاین، وبینار یا کلاس آنلاین؟

فرق اصلی بین این سه شیوه برگزاری متفاوت، در هدف‌گذاری و ساختار هر کدام است. وقتی این سوال بوجود می‌آید که تفاوت کلاس با رویداد آنلاین چیست، باید به برنامه‌های برگزاری خودتان و هدف از ایجاد چنین فضایی نگاه کنید. ایونت آنلاین معمولاً شامل برنامه‌های متنوع با هدف برندسازی یا شبکه‌سازی است؛ در حالی که وبینار ماهیت یک طرفه دارد و هدفش شبکه‌سازی یا تعامل زیاد شرکت‌کننده‌ها نیست.

از سوی دیگر، کلاس آنلاین ماهیتی دوره‌ای با تعامل مداوم دوطرفه دارد. برای درک عمیق‌تر این تفاوت‌ها و انتخاب بستر مناسب جهت جلوگیری از اتلاف منابع، پیشنهاد می‌کنیم مقاله تفاوت رویداد آنلاین، وبینار و کلاس آنلاین را با دقت مطالعه کنید.

رویداد آنلاین چگونه برگزار می‌شود؟ نقشه راه ۶ مرحله‌ای

تجربه ما در اسکای‌روم به عنوان یکی از برگزارکننده‌های موفق رویدادهای آنلاین و هیبریدی نشان می‌دهد که انجام قدم به قدم تمام آیتم‌های چک لیست زیر، ریسک‌های اجرایی را به حداقل می‌رساند و مسیرتان را برای برگزاری هرچه بهتر رویدادها هموار می‌کند. بنابراین اگر می‌خواهید بدانید مسیر عملیاتی رویداد آنلاین چیست، این گام‌ها را قدم‌به‌قدم دنبال کنید:

1. تدوین استراتژی و اهداف: تعیین دقیق مخاطب هدف، بودجه برنامه‌ریزی‌ شده و شاخص‌های کلیدی عملکردی پیش از هر اقدامی ضروری است تا برای بهبود رویدادهای بعدی از این‌ها استفاده کنید.
2. انتخاب پلتفرم: بررسی زیرساخت‌های فنی و انتخاب بستری که با مقیاس مخاطبان همخوانی داشته باشد.
3. طراحی برنامه زمان‌بندی: تنظیم دقیق زمان رویداد و مشخص کردن مدت زمان ارائه هر سخنران، از نکات مهم دیگر است.
4. بازاریابی و ثبت‌نام: ایجاد صفحه لندینگ جذاب و اطلاع‌رسانی کمپین‌ها برای جذب لید هدفمند هم مهم است که اگر خواستید رویدادتان را با اسکای‌روم برگزار‌ کنید، این کارها به صورت اتوماتیک و سیستمی بدون هیچ دانش فنی و معطلی انجام خواهد شد.
5. اجرا و مدیریت زنده: نظارت روی کیفیت ارتباطی بین برگزارکننده، مهمان‌ها و سخنران‌ها، مدیریت چت باکس و نظرها و پشتیبانی لحظه‌ای از شرکت‌کننده‌ها هم بخش مهم دیگری است که باید به آن‌ها توجه داشت.
6. تحلیل پس از برگزاری: ارسال فرم‌های نظرسنجی، بررسی مدت زمان حضور هر کاربر و شیوه‌های تعاملی او و در اختیار گذاشتن فایل ضبط ابری به کسانی که حضور داشته یا نداشته‌اند را هم فراموش نکنید.

برای تسلط بر جزئیات اجرایی گام‌های اولیه و جلوگیری از خطاهای رایج، می‌توانید راهنمای برنامه‌ریزی رویداد آنلاین را بررسی کنید.

با یادگیری این فرایند و انجام آن‌ها، می‌توانید تا حد خوبی از برگزاری رویداد آنلاین و موفق خود اطمینان حاصل کنید. افزون بر این، همراه داشتن چک‌لیست اجرای رویداد آنلاین در روزهای اجرا کمک بزرگی به تیم برگزارکننده می‌کند تا بدون هیچ دغدغه‌ای، عالی‌ترین کیفیت را در اختیار همه علاقه‌مندها، مخاطب‌ها و شرکت‌کننده‌ها قرار دهد.

پلتفرم رویداد آنلاین چه امکاناتی باید داشته باشد؟

نخستین ویژگی ضروری، وجود صفحه اختصاصی برای هر رویداد و مدیریت فرایند ثبت‌نام است تا ظرفیت شرکت‌کننده‌ها به‌ درستی مدیریت شود. پلتفرم مناسب باید امکان تعریف نقش‌ها و سطوح دسترسی متفاوت (نظیر ارائه‌دهنده، اپراتور و کاربر عادی) را در اختیار برگزارکننده قرار دهد تا هرکسی به راحتی نسبت به آزاد عمل و نقش خود در طول ایونت آگاه باشد.

در عین حال، پلتفرم منتخب شما باید جوری باشد تا کامل با امکانات و زیرساخت اینترنتی کشور همگام باشد. حتی امکاناتی مانند اشتراک صفحه نمایش، نمایش فایل‌های ارائه، چت عمومی و تخته وایت‌برد دیجیتالی تعاملی، ابزارهای کلیدی برای حفظ پویایی جلسه هستند. قابلیت ضبط ابری هم به کسانی که فرصت حضور در رویداد را از دست داده‌اند، کمک می‌‌کند تا ایونت را بارها و بارها دیده و حتی بعدها به آن رجوع کنند. برای شناخت بهتر این بسترها و معیارهای ارزیابی آن‌ها، مطالعه مطلب انتخاب سرویس مناسب رویداد آنلاین به‌ شدت پیشنهاد می‌شود.

هزینه برگزاری رویداد آنلاین به چه عواملی بستگی دارد؟

بودجه لازم برای اجرای چنین برنامه‌هایی، مستقیماً به عواملی همانند تعداد شرکت‌کننده‌ها، مدت‌ زمان کل و تعداد روزهای برگزاری ارتباط دارد. بررسی نیاز به ضبط ابری کل رویداد، قابلیت‌های شخصی‌سازی مثل قراردادن لوگو در اتاق و موارد این شکلی نیز می‌تواند روی افزایش بودجه تاثیر بگذارد.

می‌خواهید بدانید پنهان‌ترین بخش هزینه‌ای رویداد آنلاین چیست؟ این است که معمولاً تخصیص فضای ذخیره‌سازی ابری برای آرشیو جلسات متغیر است که گاهی نادیده گرفته می‌شود و در پایان کار برگزارکننده‌ها را دچار چالش می‌کند. برای آشنایی با این فرایند و مدیریت بهینه آن، مقاله ضبط ابری چیست را بخوانید.

شاخص‌های موفقیت رویداد آنلاین (KPI)

همانطور که گفته شد، بهتر است که برای رویدادهای خود که برگزار می‌‌کنید، یکسری کی پی ای یا به اصطلاح دیگر شاخص عملکردی در نظر بگیرید. ارزیابی این شاخص عملکردی‌ها مسیر بهبود گردهمایی‌های آینده را روشن می‌کند. مهم‌ترین متریک‌ها در این فضا کاملاً داده‌محور هستند و تصویری شفاف از رفتار کاربران ارائه می‌دهند. کسانی که می‌پرسند روش سنجش بازدهی رویداد آنلاین چیست، باید به این پارامترها توجه ویژه‌ای داشته باشند:

• نرخ تبدیل ثبت‌نام به حضور: نشان می‌دهد چند درصد از ثبت‌نام‌کننده‌ها واقعاً وارد جلسه شده‌اند.
• میانگین مدت حضور: مشخص می‌کند محتوای ارائه‌ شده تا چه حد برای مخاطبان کشش و جذابیت داشته است.
• تعداد پرسش‌ها و پیام‌ها: معیار مناسبی برای سنجش پویایی فضای چت است. راهکارهای مرتبط با این بخش را در مقاله افزایش تعامل شرکت‌کنندگان در رویداد آنلاین پیدا کنید.
• رضایت پس از رویداد: از طریق فرم‌های نظرسنجی ارزیابی می‌شود و می‌توانید بدون واسطه نسبت به وضعیت احساسی و روانی شرکت‌کننده که چه حسی از حضور در رویداد شما داشته، آگاه شوید.
• لید جذب‌ شده: تعداد افراد جدیدی که مشخصات تماسشان برای پیگیری‌های بعدی بازاریابی ثبت شده است.

کاربردهای رویداد آنلاین در سازمان‌ها، دانشگاه‌ها و کسب‌وکارها

اگر برایتان سوال است که در فضای آکادمیک کاربرد رویداد آنلاین چیست، باید به حذف مرزهای علمی و تسهیل ارتباطات بین‌المللی اشاره کنیم. دانشگاه‌ها با ایجاد نمایشگاه آنلاین همراه با پنل‌های گفتگوی تخصصی، ارتباط مدل ارتباطی بین اساتید داخلی و خارجی و همچنین دانشجوها را تا سطح بسیار زیادی گسترش داده‌اند.

مهم‌ترین کاربرد رویدادها در سازمان‌ها و بیشتر کسب‌و‌کارها این است که تیم‌های منابع انسانی نیز برای جلسات معارفه نیروهای جدید یا آموزش‌های ضمن خدمت، به‌طور گسترده از این بستر بهره می‌برند. برندهای نام‌آشنای بسیاری برای ارتباط مستمر با مخاطبانشان به اسکای‌روم اعتماد کرده‌اند؛ برای مشاهده نمونه‌های موفق می‌توانید به صفحه مشتریان اسکای‌روم سر بزنید.

جمع‌بندی

اکنون که می‌دانید ابعاد مختلف رویداد آنلاین چیست و چگونه می‌توان آن را به‌بهترین شکل مدیریت کرد، زمان اقدام فرا رسیده است. اگر قصد دارید استراتژی‌های ارتباطی سازمان خود را در این حوزه عملیاتی کنید، پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین مسیر شما را برای میزبانی حرفه‌ای هموار خواهد کرد.

سوالات متداول