راهنمای کامل برنامه ریزی رویداد آنلاین

برای اینکه رویدادی موفق و مخاطب‌پسند داشته باشید که در نتیجه آن، اهداف و KPI خود را دنبال کنید؛ باید برنامه ریزی رویداد آنلاین دقیقی داشته باشید. وقتی با آمادگی وارد رویداد خود شده و بتوانید کسب‌و‌کار یا محصول خود را برای عده‌ای از مخاطبان توضیح دهید، در نتیجه هم اجرای بسیار خوبی خواهید داشت و هم مخاطبان ارتباط بهتری با شما خواهند گرفت و سطح اعتمادسازی بالا‌تر می‌رود.

برنامه‌ریزی رویداد آنلاین نه فقط به اجرای بهتر شما، بلکه به مدیریت بهتر ارتباطات با مخاطبان، حتی پس از رویداد، کمک کننده‌تان خواهد بود. در ادامه، توضیح می‌دهیم که این برنامه‌ریزی یعنی چه، چه مراحلی دارد و در نهایت چک لیستی که می‌توانیم داشته باشیم برای رویداد بعدیمان، آن چک‌لیست چیست؟

تعریف برنامه‌ریزی ایونت

برای اینکه برنامه‌ریزی دقیق و موفقی جهت اجرای رویداد داشته باشید، باید مجموعه‌ای از مراحل هماهنگ و سازمان یافته داشته باشید که با هدف طراحی، مدیریت و اجرای همان رویداد دیجیتالی که می‌خواهید، انجام شود.

از لحظه‌ای که به دنبال ایده‌ اولیه برای برگزاری رویداد خود می‌افتید، تا زمانی که ایونت را به پایان رسانده و به تحلیل عملکرد خود و مخاطبان می‌پردازید، در حیطه برنامه‌ریزی رویداد قرار دارد.

چرا ما این برنامه‌ریزی‌ها را انجام می‌دهیم؟ برای اینکه بدانیم چطور رویدادمان را هدفمندتر، جذاب‌تر و کم‌هزینه‌تر نسبت به رویدادهای حضوری اجرا کنیم. این نوع از برنامه‌ریزی، نیاز به مهارت‌های فنی‌، مدیریت پروژه، شناخت مخاطب، تولید محتوای مناسب و استفاده از ابزارهای مناسب برای اجرای دیجیتالی رویدادها است.

بنابراین یکی از پیش شرط‌های درست برای موفقیت در برنامه‌ریزی رویداد به جایی بر می‌گردد که بتوانید رویدادهای مختلفی را اجرا کرده و بر اساس تجربه‌های قبلی خودتان بهترین برنامه‌ریزی را داشته باشید، یا اینکه از تجربه دیگران که موفق‌ترین رویدادها را داشته‌اند، استفاده کنید.

پس در تعریف برنامه‌ریزی ایونت، سه محور اصلی زیر نقش کلیدی دارند:

• هدف مشخص: هر برگزارکننده‌ای باید بداند به دنبال چه خروجی‌ای است؛ آموزش، شبکه‌سازی، فروش یا برندینگ؟
• ساختار و زمان‌بندی شفاف: مشخص کردن مراحل پیش‌تولید، اجرا و پس از رویداد.
• ابزارهای درست: انتخاب پلتفرم، ابزار ضبط، سیستم ثبت‌نام، اتوماسیون ایمیل، مدیریت چت و گزارش‌دهی.

مراحل برنامه‌ریزی

برای اینکه به صورت دقیق متوجه شوید که چه چیزی در حوزه برنامه‌ریزی ایونت قرار دارد، باید به این موضوعات خوب توجه کنید:

• ایده‌پردازی
• آماده‌سازی متن و محتوا
• آماده‌سازی اسلایدهای بصری و نمایشی
• آماده‌سازی و تهیه ادوات و لوازم جهت برگزاری رویداد دیجیتالی خود
• انتخاب پلتفرم مناسب
• شیوه تبلیغات در بسترهای مناسب
• مدیریت ثبت‌نام کاربران
• برنامه‌ریزی برای زمان‌بندی ارائه محتوا
• کنترل کاربران و پشتیبانی از رویداد
• جمع‌بندی
• ارجاع به پیشنهاد نهایی مخاطب برای افزایش نرخ تبدیل
• ادامه ارتباط با مخاطبان وفادار و مشتاق پس از پایان رویداد

این نقشه راه، می‌تواند بسته به نیازهای شما شخصی‌سازی شده و حتی دقیق‌تر از مواردی باشد که ما آن را اینجا به شما یاد دادیم.

همه این نقشه‌ راه‌ با جزئیات بیشتر، در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار دارد که در ادامه به تفصیل راجع به آن صحبت خواهیم کرد:

۱. تعیین هدف و نوع رویداد

اولین مرحله، مشخص کردن قصد اصلی برگزارکننده از ایونت است. یعنی اینکه هدف نهایی‌تان چیست؟ آموزش، فروش، برندینگ یا شبکه‌سازی؟ بر اساس همین هدف، ساختار و محتوای رویداد تعریف می‌شود.

۲. شناخت مخاطبان

برای اینکه تجربه مناسبی ارائه شود، باید ویژگی‌های مخاطبان، انتظارات، سطح دانش، تعداد شرکت‌کنندگان و رفتار آن‌ها شناسایی شود. این شناخت، مسیر تولید محتوا و انتخاب ابزار را مشخص می‌کند.

۳. طراحی طرح کلی رویداد

در این گام، سناریو، بخش‌های مختلف رویداد، سخنرانان، زمان‌بندی اجرا، فعالیت‌های تعاملی و مسیر حرکت شرکت‌کننده تعیین می‌شود.

۴. انتخاب پلتفرم مناسب برگزاری رویداد آنلاین

پلتفرم، ستون اصلی رویداد آنلاین است؛ بنابراین در انتخاب آن به طور حتم دقت داشته باشید. انتخاب ابزار می‌توانید فرایندهای مهمی مثل ورود، ثبت‌نام، پخش زنده، مدیریت چت، ابزارهای تعاملی و کاربردی، گزارش‌گیری و ضبط ویدئو اهمیت حیاتی دارد.

در همین راستا، پلتفرم اسکای‌روم با در دسترس قرار دادن ویژگی جدیدی به نام «رویداد» به شما کمک می‌کند تا همه این فرایندها را فقط در قالب یک پلتفرم داشته باشید و مدیریت آسان‌تری از رویداد خود داشته باشید.

۵. تولید محتوا و آماده‌سازی سخنرانان

اسلایدها، ویدئوهای معرفی، متن‌های سناریو و محتوای آموزشی در این مرحله آماده می‌شوند. هماهنگی با سخنرانان و ارائه‌کنندگان نیز جزئی از این فرایند است. اگر هم نیاز به نمایش دموی فنی یا تکنیکی از محصول خود را دارید، باید در این بخش دسته‌بندی کنید.

۶. تبلیغات، ثبت‌نام و اقدامات پیش از رویداد

این بخش شامل کمپین‌های اطلاع‌رسانی، اس‌ام‌اس مارکتینگ، مدیریت ثبت‌نام، پیام‌های یادآوری‌ و آماده‌سازی شرکت‌کنندگان پیش از شروع رویداد است.

۷. اجرای رویداد آنلاین

در روز اجرا، همه‌چیز باید طبق چک‌لیستی که تهیه کرده‌اید کنترل شود. این موضوعات شامل چیست؟ تست صدا و تصویر، مدیریت چت، پشتیبانی فنی برای رفع بروز هرگونه مشکل، زمان‌بندی و حفظ تعاملی بودن ایونت.

۸. تحلیل و گزارش‌دهی پس از پایان رویداد

جمع‌آوری داده‌ها (میزان مشارکت، نرخ حضور، رضایت، عملکرد بخش‌ها)، استخراج گزارش، بررسی شاخص عملکردی خودتان در ایونت و دریافت بازخوردها آخرین مرحله برنامه‌ریزی محسوب می‌شود.

خلاصه اینکه مراحل برنامه ریزی رویداد آنلاین را باید به صورت جدی پیگیری و برنامه‌ریزی کنید. با اینکار، از بروز تمام خطاهای احتمالی در پیش، حین و پس از برگزاری رویداد برای از دست دادن فرصت‌ها، پیشگیری خواهید کرد.

ابزارهای لازم

کیفیت اجرای هر رویداد آنلاینی، بیش از هر چیز به تجهیزات فنی آن وابسته است. حتی بهترین محتوا هم اگر با صدای نامناسب یا تصویر بی‌کیفیت ارائه شود، اثرگذاری خود را از دست می‌دهد. در این بخش، تجهیزات پایه و حرفه‌ای موردنیاز برای برگزاری یک رویداد آنلاین استاندارد را مرور می‌کنیم.

۱. اینترنت پایدار و پرسرعت

مهم‌ترین شرط برای داشتن رویداد حرفه‌ای و باکیفیت، اینترنت پرسرعت است. با اینکه پلتفرم‌هایی مثل اسکای‌روم با حداقل‌ترین سرعت اینترنت هم می‌تواند میزبان شما برای برگزاری جلسات، کلاس‌ها و وبینارها باشد؛ اما اگر به فکر برگزاری رویداد حرفه‌ای هستید، این مورد را جدی بگیرید.

اینترنت پیشنهادی ما برای رویدادهای بزرگ و استفاده کامل از تمام ابزارهای اسکای‌روم با کیفیت بالا، باید سرعت آپلود حداقل ۱ مگابایت بر ثانیه باشد. حتی‌الامکان سعی کنید که اینترنت جداگانه و پشتیبان داشته باشید تا اگر یکی از شبکه‌ها با مشکلی روبه‌رو شد، بتوانید روی شبکه دیگر رویداد را ادامه دهید.

۲. میکروفون باکیفیت

شرکت‌کننده‌ها شاید بتوانند با کیفیت پایین تصویر کنار بیایند، اما صدای نامفهوم و ضعیف را تحمل نخواهند کرد. برای رویداد خود، میکروفونی را در نظر بگیرید که صدای شما را واضح و رسا به گوش مخاطب برساند. اگر رویدادتان رسمی نیست، می‌توانید از میکروفون‌های In-Built یا همان میکروفون داخلی لپ‌تاپ یا سیستمی که وبینار را ارائه می‌دهید، استفاده کنید.

۳. وب‌کم یا دوربین مناسب

اگر شرکت‌کننده بتواند چهره شما را واضح و باکیفیت ببیند، حس اعتماد و ارتباط انسانی بیشتری در او ایجاد می‌شود. به همین منظور، از دوربین‌های مناسب فیلمبرداری یا وبکم‌هایی استفاده کنید که خروجی آن حداقل HD (یا 720p) به بالا باشد.

۴. نورپردازی نکته مهمی است

نورپردازی مناسب یکی از عناصر کلیدی اجرای رویداد آنلاین است، زیرا بسیاری از مشکلات تصویری نه به ضعف دوربین بلکه به نور نامناسب محیط برمی‌گردد. بهترین حالت این است که سخنران روبه‌روی منبع نور طبیعی، مانند پنجره، قرار گیرد تا چهره روشن و واضح دیده شود.

در صورت نبود نور کافی، استفاده از رینگ‌لایت یا چراغ LED ثابت می‌تواند روشنایی یکنواختی ایجاد کند. همچنین باید از نور پشت‌سر که باعث سایه و تاریکی چهره می‌شود، پرهیز کرد. در واقع اگر نورپردازی درستی داشته باشید، با یک وب‌کم معمولی هم می‌توانید تصویر خیلی خوبی ارائه کنید.

چک لیست کامل برگزاری رویداد آنلاین

بر اساس هر آن چیزی که توضیح داده شد، اکنون شما آماده هستید تا رویداد دیجیتالی خودتان را به بهترین شکل اجرا کنید. اگر هم نیاز به چک لیست درست و حسابی‌تر با جزئیات بیشتر دارید، می‌توانید از فهرست زیر به صورت پیش‌فرض برای برنامه ریزی رویداد آنلاین خود استفاده کنید.

توجه داشته باشید که این چک‌لیست، می‌تواند بسته به تجربه‌های شما، به صورت شخصی‌سازی هم تغییر کند. بنابراین اگر تجربه‌ حرفه‌ای برگزاری رویداد ندارید، می‌توانید بدون تغییر از آن استفاده کنید.

چک لیست کاربردی برای برگزاری رویداد آنلاین

۱. تعیین هدف و برنامه کلی رویداد

• مشخص کردن هدف (آموزشی، فروش، معرفی محصول و …)
• شناخت مخاطبان هدف
• تعیین بودجه و زمان برگزاری
• انتخاب نوع رویداد (وبینار، کارگاه آنلاین، کنفرانس)

۲. انتخاب پلتفرم مناسب

• متناسب‌سازی ظرفیت سرویس پلتفرم با تعداد تخمینی ثبت‌نامی‌ها
• تست کیفیت پخش صدا، تصویر و ابزارهای تعاملی پلتفرم منتخب
• قابلیت ضبط، گزارش‌دهی و پشتیبانی از رویداد

۳. آماده‌سازی محتوا و سخنرانان

• طراحی اسلایدها و تمرین سناریوی اجرای محتوا
• هماهنگی با سخنرانان و بررسی تجهیزات آن‌ها
• آماده‌سازی ویدئوها یا بخش‌های معرفی

۴. تبلیغات و ثبت‌نام

• ساخت لندینگ رویداد
• کمپین تبلیغاتی به صورت اس‌ام‌اسی و انتشار در شبکه‌های اجتماعی
• مدیریت کاربران ثبت‌نام شده و ارسال پیام‌های یادآوری‌ به آن‌ها

۵. تست‌های فنی پیش از رویداد

• تست تجهیزات صدا، تصویر، اینترنت و اشتراک‌گذاری فایل
• تمرین کوتاه با مجری و سخنرانان (و حتی به صورت تنها، اگر تنها برگزارکننده رویداد هستید)
• آماده کردن شرایط پشتیبانی از رویداد خود برای ثبت‌نامی‌ها

۶. اجرای رویداد

• ورود زودتر از شرکت‌کنندگان
• مدیریت چت، دسترسی کاربر و سطح تعامل با اتاق
• کنترل کیفیت پخش و زمان‌بندی محتوا
• ضبط کامل رویداد برای استفاده پس از رویداد

۷. مراحل پس از رویداد

• ارسال فایل ضبط‌ شده (در صورت علاقه) به همراه پیام تشکر
• دریافت نظرسنجی
• تحلیل داده‌های رویداد و گزارش نهایی
• برنامه‌ریزی جهت بهبود عملکرد برای رویداد بعدی

سخن آخر

با این روندی که تا اینجا در مقاله مطالعه کرده‌اید، می‌توانید برنامه‌ریزی رویداد آنلاین بهتر و دقیق‌تری داشته باشید. بعضی از اوقات، با انتخاب درست پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین، برخی از موضوعات مربوط به چک‌لیست فوق خود به خود حذف می‌شود.

در اسکای‌روم با استفاده از قابلیت «رویداد»، می‌توانید صفحه لندینگ اختصاصی برای رویداد، مدیریت فهرست ثبت‌نامی‌ها، ایجاد بلیت، ایجاد کدهای تخفیف اختصاصی برای یک رویداد، تعریف یک یا چند سخنران، خروجی گرفتن از فهرست کاربران و قابلیت‌های دیگر داشته باشید تا با این ابزارها و دیتاها، بهترین رویدادهای خودتان را به صورت آنلاین برگزار کنید.