چگونه برای رویداد آنلاین سخنران جذب کنیم

اگر در مسیر برگزاری رویداد آنلاین قرار گرفته باشید، ممکن است پروسه جذب سخنران رویداد را یکی از چالش‌های اساسی این مسیر قلمداد کنید. انتخاب سخنران به خودی‌ خود می‌تواند تفاوت اصلی بین یک رویداد معمولی و وبینار اثرگذار را به خوبی نشان دهد. چون سخنران، هم اعتماد مخاطب را می‌سازد و هم روی کیفیت آموزش، تعامل و حتی میزان ثبت‌نام اثر مستقیم دارد.

بسیاری از برگزارکنندگان تلاش می‌کنند با تولید محتوای خوب، بهترین نتیجه را بگیرند. البته تولید محتوای خوب تاثیر زیادی دارد، اما وقتی سخنران مناسب پیدا نکنید یا هماهنگی‌های لازم با او درست انجام نگیرد، نتیجه آن‌طور که باید شکل نمی‌گیرد. به همین دلیل، اگر به دنبال جذب سخنران رویداد هستید، لازم است مسیر پیش‌رویتان را مرحله‌به‌مرحله و هدفمند پیش ببرید که شامل انتخاب سخنران، دعوت از او و هماهنگی و اجرا است.

با همین نگاه، سه مسیر اصلی را به ترتیب در این مقاله بررسی می‌کنیم تا بتوانید افراد مناسب را برای وبینار خود پیدا کنید. حتی به شما می‌گویم چگونه می‌توانید آن‌ها را متقاعد کرده تا در رویداد حضور داشته باشند و اینطوری، در فرایند اثرگذار و حرفه‌ای برای جذب سخنران رویداد آنلاین حرکت خواهید کرد.

انتخاب سخنران

در مرحله جذب سخنران رویداد باید ابتدا مشخص کنید چه کسی برای رویداد شما مناسب است. سخنران خوب همیشه به معنی فردی با شهرت بالا نیست. گاهی سخنران مناسب کسی است که همان مسئله و دغدغه مخاطب شما را می‌شناسد و می‌تواند روایتی کاربردی و قابل اجرا ارائه کند.

برای رسیدن به انتخاب درست، بهتر است ابتدا این موارد را مشخص کرده و بعد گزینه‌های اصلی را شناسایی کنید:

• هم‌راستایی موضوع: سخنران باید با محورهای اصلی رویداد شما همخوان باشد، نه اینکه در حد ارائه‌های عمومی توانایی داشته باشد.
• توانمندی در فضای آنلاین: برخی افراد برای اجرا در حضور جمع عالی‌اند، اما به فضای آنلاین تسلطی ندارند. بنابراین به فکر افرادی باشید که بیشتر مناسب با فضای وبینار هستند.
• سبک ارتباطی: آیا مخاطب رویداد شما به روایت داستانی علاقه دارد یا چارچوب آموزشی و داده‌محور را می‌پسندد؟ بر اساس آن، سخنران‌ها را بررسی کرده و دعوت کنید.
• پیشینه ارائه: نمونه ویدئو یا وبینارهای قبلی، میزان تعامل، کیفیت ساختار و توان پاسخ‌گویی سخنران مدنظرتان را پیش از دعوت، بررسی کنید.

بعد از اینکه گزینه‌ها را پیدا کردید، به جای تصمیم‌گیری لحظه‌ای، چند معیار را برای خودتان شفاف کنید. برای مثال، اگر رویدادتان آموزشی است، ممکن است تمرکز شما روی شفافیت توضیح، توان مثال‌ آوردن و طراحی مسیر یادگیری باشد. اگر رویدادتان پیرامون شبکه‌سازی یا معرفی است، باید روی اعتبار اجتماعی، قدرت ارتباط و توان ایجاد گفت‌وگوی سخنران حساب کنید. هرچه معیارها دقیق‌تر شوند، فرایند جذب سخنران رویداد هم سریع‌تر و کم‌ریسک‌تر پیش می‌رود.

دعوت

دعوت، همان جایی است که جذب سخنران رویداد شکل می‌گیرد. حتی اگر بهترین گزینه را انتخاب کرده باشید، نحوه معرفی شما تعیین می‌کند که آیا سخنران احساس کند فرصت ارزشمندی پیش رو دارد یا نه. پیام دعوت باید کوتاه، روشن و متقاعدکننده باشد. از ارائه درخواست‌های کلی با لحن اداری به شدت خودداری کنید؛ چون در بیشتر مواقع جوابی دریافت نمی‌کنید!

در دعوت، اغلب این مواردی که ادامه مطالعه خواهید کرد، باید از ابتدا مشخص شوند تا سخنران بتواند سریع تصمیم بگیرد:

• جزئیات رویداد: شامل تاریخ، ساعت، مدت زمان تقریبی ارائه و پلتفرم برگزاری.
• موضوع دقیق و چارچوب ارائه: عنوان پیشنهادی یا سرفصل‌هایی که مد نظر قرار داده‌اید.
• ارزش پیشنهادی برای سخنران: اینکه چه فایده غیر مادی وجود دارد؟ برای مثال دیده شدن در جامعه هدف مخاطبان، امکان لینک شدن با اشخاص یا معرفی یا هر مزیت مشخص دیگر، باید در پیامتان قید شود.
• شرایط همکاری: نحوه هماهنگی و بررسی محتوا، زمان‌بندی تست پلتفرم و روند دریافت فایل یا لینک‌ها پیش از وبینار را در این قسمت تبیین کنید.
• شفافیت درباره هزینه‌ها: اگر هزینه‌ای برای سخنرانی در نظر گرفته‌اید یا سیاست مالی خاصی برای سخنران وجود دارد، بهتر است در بخشی از متن خود، آن را قید کنید.

وقتی به این مرحله برسید، یعنی در حال شروع مدیریت سخنرانان رویداد خود هستید. به خاطر داشته باشید که لحن پیام، شفافیت در ارائه اطلاعات و پاسخ‌گویی سریع، از همان دعوت اولیه نشان می‌دهد شما برگزارکننده حرفه‌ای هستید و سخنران مدنظر هم بیشتر برای همکاری با شما ترغیب می‌شود.

به عنوان نکته طلایی، این موضوع را در نظر بگیرید که اگر به سخنران آزادی محدوده بدهید، او دعوت شما را راحت‌تر قبول می‌کند. برای مثال اگر به او اجازه دهید در تعیین سرفصل‌های موضوع وبینار پیشنهاددهنده هم باشد، شانس داشتن او را در رویداد خود خواهید داشت.

مدیریت برنامه

بعد از پذیرش، مرحله‌ای آغاز می‌شود که اغلب برگزارکنندگان به آن کم‌توجهی می‌کنند و آن هم مدیریت برنامه است. در واقع، شما باید کاری کنید سخنران در روز اجرا با آرامش و آمادگی کامل ظاهر شود تا ارائه‌اش بهترین کیفیت را داشته باشد.

برای اینکه این مرحله درست پیش برود، بهتر است از قبل برنامه را به شکل اجرایی جلو ببرید:

• تست فنی زمان‌بندی شده: بررسی وب‌کم، میکروفن، صدا و اینترنت (با زمان مشخص) همراه با سخنران در زمان از پیش تعیین شده.
• هماهنگی محتوایی: با یکدیگر به مرور سریع ساختار ارائه و جایگاه آن در کل برنامه بپردازید.
• چک‌لیست روز رویداد: لینک‌ها، فایل ارائه، دسترسی‌ها و هر آیتمی که ممکن است باعث تاخیر شود را در این مرحله بررسی کنید.
• هماهنگی زمان‌بندی: تعیین مدت دقیق ارائه و زمان‌های پرسش‌وپاسخ هم در این مرحله شکل می‌گیرد.
• پشتیبانی حین اجرا: داشتن یک نفر یا یک تیم آماده برای رفع مشکل‌های احتمالی، می‌تواند به کیفیت بالای برگزاری رویداد و جذب اعتماد مخاطب و حتی سخنران کمک کند.

وقتی برنامه منظم باشد، سخنران تمرکز بیشتری روی ارائه دارد و مخاطب هم تجربه روان‌تری دریافت می‌کند. برای همین، نتیجه‌ای که می‌گیرید مستقیم به میزان آمادگی و هماهنگی شما با سخنران برمی‌گردد.

سخن آخر

برای داشتن رویدادی موفق، نه تنها محتوای شما که حتی محتواهای سخنران مدنظرتان نیز بسیار حائز اهمیت است. فرایند جذب سخنران برای رویداد آنلاین را کمی گسترده‌تر، با برنامه‌تر و خارج از رویه‌های رسمی ببینید. سخنران نمی‌خواهد با نامه اداری روبه‌رو شود؛ پس ذعوت‌نامه‌ای شفاف و مطابق با چک لیست یاد شده برای او ارسال کنید. با این روند شفاف، کل جلسه مذاکره شما با سخنران بسیار حرفه‌ای‌تر پیش خواهد رفت و در نهایت شانس حضور او در رویداد شما هم افزایش پیدا می‌کند.

به خاطر داشته باشید که سخنران، نماینده برند و اعتبار رویداد شما در لحظه اجرا است. با انتخاب دقیق گزینه‌ها بر اساس تخصص، ارسال دعوت‌نامه‌های شفاف و مسئولانه و پشتیبانی فنی و محتوایی از سخنران، دغدغه‌هایش را کاهش می‌دهید و روند همکاری او با خودتان در آینده را نیز تسهیل می‌کنید.

حالا، اگر برای رویدادهای آنلاین خود یک یا چند سخنران در نظر دارید، با قابلیت «رویداد» اسکای‌روم می‌توانید برگزارکننده شوید و وبینارتان را با حضور و مدیریت سخنرانان در بالاترین سطح برگزار کنید. هم اکنون با خرید یکی از سرویس‌های اسکای‌روم، قابلیت «رویداد» بدون هیچ کارمزدی در اختیارتان خواهد بود.