سلام دوست عزیز
در صورت داشتن سرویس فعال برای دریافت پشتیبانی آنلاین ایمیل خود را در کادر زیر وارد نمایید.
اگر می خواهید نحوه ی شرکت در رویداد یا برگزاری رویداد را بدانید از صفحات راهنما استفاده کنید.
همچنین می توانید پاسخ سوالات خود در زمینه خرید را از مرکز تماس ما به شماره 02157605000 دریافت نمایید.
از من بپرس
راهنمای طراحی برنامه زمانبندی رویداد آنلاین
برنامه زمانبندی رویداد، بدون شک جزو اولین و مهمترین روند رسیدن به اجرای رویداد آنلاین منظم و حرفهای است. زمانی که ساختار زمانی رویداد به درستی طراحی شود، علاقهمندان به شرکت در رویداد از همان ابتدا درک میکنند که قرار است چه مسیری را طی کنند و چه انتظاری از جریان کلی برنامه داشته باشند. این برنامه در واقع نقشه راهی است که تمام اجزای رویداد را به شکلی منسجم و قابل پیشبینی کنار هم قرار میدهد.
با توجه به رویدادهایی که برگزار کردهایم، میدانیم که کلید اصلی داشتن برنامه زمانبندی دقیق، کیفیت تجربه مخاطب را بهطور مستقیم تحت تاثیر قرار میدهد. یعنی هر بخش، سخنرانی یا فعالیت تعاملی در زمان مناسب خود اجرا میشود و از شلوغی یا طولانی شدن غیرضروری جلوگیری میگردد. در این مطلب که مطالعه خواهید کرد، تلاش میکنیم مهمترین اصول طراحی برنامه زمانبندی رویداد آنلاین و مدیریت برنامه رویداد را به شکل کاربردی و قابل اجرا ارائه دهیم.
طراحی agenda – برنامه رسمی و زمانبندی رویداد
الگوهای مختلفی برای طراحی agenda (آگندا) یا همان برنامه رسمی وجود دارد، اما نکته مهم این است که این برنامه باید منعطف و در عین حال دقیق باشد. طراحی آگندا را خیلی از برگزارکنندههای رویداد میشناسند، اما برای کسانی که اطلاع ندارند باید گفت مرحلهای است که در آن تمامی بخشهای رویداد از اجرای سخنرانیها، پنلها، پرسش و پاسخها و فعالیتهای تعاملی به مرحله اجرا میرسند. در این فرایند، باید بهگونهای عمل کنید که زمانبندی هر بخش بهخوبی رعایت شده و شرکتکنندگان حس نکنند رویداد با عجله یا دیرکرد روبهرو است. حالا این برنامه را چطور طبقهبندی کرده و بچینیم؟
تعیین ساختار کلی رویداد
در اولین مرحله باید اسکلت اصلی برنامه را مشخص کنید. این ساختار شامل زمان شروع و پایان، بخشهای اصلی رویداد و ترتیب قرارگیری آنها برای ارائه به مخاطب است. هرچقدر چارچوب اولیه شفافتر باشد، تنظیم جزئیات یا اعمال تغییرات بنیادین در آینده برای آن آسانتر خواهد بود.
مشخص کردن نوع و تعداد بخشها
رویدادهای آنلاین بسته به نوع هدف، ترکیبی از سخنرانیها، پنلها، ورکشاپها یا بخشهای پرسش و پاسخ دارند. باید تعیین کنید چه بخشهایی برای مخاطب ضروریتر هستند و هرکدام چه نقشی در جریان کلی برنامه ایفا میکنند.
زمانبندی دقیق برای هر آیتم
پس از انتخاب بخشها، زمان اختصاصی هر قسمت مشخص میشود. در کنار اینکه تعادل را رعایت میکنید، جلوگیری از شلوغی برنامه و در نظر گرفتن ظرفیت تمرکز مخاطب در این مرحله هم باید مد نظر قرار دهید. هر فعالیت باید زمان کافی برای ارائه موثر داشته باشد، بدون اینکه به زمان بخشهای دیگر لطمه بزند.
هماهنگی با سخنرانان
این قسمت را خیلی جدی بگیرید، چون یکی از حیاتیترین نقاط طراحی agenda است. پیشتر در مقالهای به شما آموزش دادهایم که چگونه برای رویداد آنلاین سخنران جذب کنیم. نحوه دعوت کردن سخنران بسیار جدی است و همچنین باید بدانید آنها چه میزان زمان در دل رویداد نیاز دارند، چه محتوایی ارائه خواهند کرد و آیا محدودیتهای خاصی برای حضور دارند یا خیر. این اطلاعات کمک میکند برنامهای واقعبینانه و قابل اجرا طراحی کنید.
پیشبینی زمان شناور برای تاخیرها
تاخیر رویدادها امر طبیعی و گاهی اوقات خارج از اراده برگزارکننده است. این اتفاق در وبینارها بیشتر از سمینارها معمولتر است و به دلایل مختلفی هم رخ میدهد. اگر احتمال تاخیر در روند برنامه را بیشتر از تعویق آن میدانید، طراحی زمانهای شناور میان بخشها، باعث میشود حتی در صورت بروز مشکل یا از کنترل خارج شدن کل مدیریت رویداد، نظم کلی برنامهتان حفظ شود.
مدیریت زمان
عنصر مدیریت زمان در برنامه زمانبندی رویداد هم از آن دسته از مواردی است که در کنار «انتخاب و هماهنگی با سخنران» بسیار مهم است. اگر زمانبندی دقیق نباشد، احتمال برهم زدن جریان رویداد افزایش مییابد و ممکن است بهرهوری کاهش یابد یا مخاطب از محتوا زده شود. برای موفقیت در این حوزه، باید بتوانید کنترل لازم بر اجرای برنامه داشته باشید و زمان هر بخش را به دقت پیگیری کنید.
حالا سوال اینجا است که چگونه باید مدیریت زمان را در طول رویداد کنترل کنیم؟ به نکاتی که در ادامه گفته میشود، توجه کنید:
- استفاده از زمانسنج و اعلانهای یادآوری برای سخنرانان و مجریان (یا حتی یادآوری خودتان به عنوان مجری و برگزارکننده در طول رویداد).
- پایبندی کامل به زمانهای تخصیص داده شده برای هر فعالیت و مدیریت صحیح روند رویداد.
- داشتن برنامه جایگزین و انعطافپذیر در صورت بروز مشکلات و جلوگیری از ریزش مخاطب به واسطه بروز مشکل.
- نظارت دائمی بر روند رویداد توسط مدیران اجرایی جهت جلوگیری از هرگونه انحراف محتوایی یا موضوعی.
- همکاری نزدیک با تیم فنی، برای رفع هرگونه مشکل در زمان مناسب. اگر تیم فنی ندارید، باید به صورت شخصی آن را مدیریت کنید.
این روندی که توضیح دادیم، تضمین میکند که تمامی بخشهای برنامه بهدرستی اجرا شده و شرکتکنندهها تا انتها در جریان رویداد باقی میمانند. همیشه به خاطر داشته باشید که گنجینه اصلی رویدادهایتان، مخاطبهایی است که برای شرکت در آن وقت گذاشتهاند. سعی کنید برنامهها را جوری جلو ببرید که همه دغدغههای او (از جمله حل مشکلات فنی با پشتیبانی و سوالات ذهنی با محتواها) را پوشش دهد.
استراحتها
به خاطر داشته باشید که اگر رویدادتان بیش از ۱ ساعت طول میکشد، در طراحی برنامه زمانبندی رویداد خود، توجه ویژهای به فواصل استراحت و تنفس کنید. استراحتها نقش مهمی در حفظ تمرکز، جلوگیری از خستگی و ایجاد فرصت برای تعامل غیررسمی با مخاطب فراهم میآورد.
به هر حال در رویدادهای آنلاین، مخاطب همیشه به دنبال زمانی برای درک مطلب و ارتباطگیری با سخنران یا برگزارکننده میگردد. بنابراین چنین مسیری که در ادامه توضیح داده میشود، میتواند در تعیین زمان استراحت به شما کمک کند:
- تعیین زمانهای مشخص و کوتاه (برای مثال بین ۵ تا ۱۰ دقیقه) برای استراحتهای بین بخشها.
- برنامهریزی استراحتهای طولانیتر در صورت نیاز به فعالیتهای تعاملات گروهی یا شبکهسازی.
- رعایت تعادل میان زمان فعالیت و استراحت، بهویژه در رویدادهایی که چند ساعت به طول میانجامد.
- اطلاعرسانی سریع و واضح درباره شروع و پایان زمان استراحت به شرکتکنندگان.
- استفاده از این فرصتها برای ارسال پیامهای مهم، معرفی محصول، خدمات یا ارتقاء برند خود.
سخن آخر
پس در این مطلب به وضوح توضیح دادیم وقتی که ساختار زمانی رویداد با دقت طراحی شود، مخاطبان تجربهای روانتر و حرفهایتر خواهند داشت، سخنرانها بدون استرس اضافه اقدام به ارائه خود میدهند و تیم اجرایی نیز میتواند کنترل کاملتری روی روند جلو رفتن برنامه داشته باشد.
در این مسیر، قطع به یقین استفاده از پلتفرمی معتبر و پایدار برای برگزاری رویداد آنلاین میتواند تفاوت زیادی در مدیریت کل رویداد ایجاد کند. اسکایروم قابلیتهایی مانند مدیریت پیشرفته کاربران و ثبتنامها، اطلاعرسانی اتوماتیک و پیامکی زمانبندی و یادآوری شروع رویداد، تعامل زنده و محیطی پایدار، باعث میشود همه برگزارکنندهها بتوانند برنامه زمانبندی خود را مطابق طراحی اولیه اجرا کنند.
اگر هدف شما اجرای رویدادی آنلاین، منظم، دقیق و بدون دغدغه است، اسکایروم میتواند بهترین همراهتان در این مسیر باشد.