یکی از ویژگی‌های مهم مدیران، توانایی مدیریت و اداره جلساتی است که برگزار می‌کنند. در واقع، یک مدیر باید به خوبی موضوع جلسه، شرکت‌کنندگان و … را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند. اکنون که بسیاری از جلسات به صورت آنلاین و مجازی برگزار می‌شود، مدیران باید با نکات مدیریت جلسه آنلاین نیز آشنا باشند. برگزاری جلسه‌های آنلاین علاوه بر مزایایی که دارد، دارای چالش‌ها و مشکلاتی است که باید به خوبی مدیریت شوند. برای اطلاع از مزایای جلسات مجازی، مقاله‌ی جلسه آنلاین چیست را بخوانید.

ما در این مقاله، به نکاتی اشاره می‌کنیم که با رعایت کردن آن‌ها می‌توانید جلسه‌های آنلاین را به خوبی مدیریت کنید. با اسکای‌روم همراه باشید.

 چرا مدیریت جلسه آنلاین مهم است؟

شاید فکر کنید که برگزاری جلسه آنلاین و مدیریت جلسات بسیار آسان است. اما نکته اینجاست که مدیریت جلسه‌های آنلاین به دلیل عدم حضور شرکت‌کنندگان در یک مکان واحد مانند اتاق جلسه و پهنای باند اینترنت و …، چالش برانگیز است. از این رو، مدیران باید به خوبی با مشکلات احتمالی در جلسه‌های آنلاین آشنا باشند و توانایی برطرف‌کردن چالش‌ها را داشته باشند. از جمله مهم‌ترین مشکلات و چالش‌ها در برگزاری جلسه آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مشکلات زیرساختی (اینترنت ناپایدار، استفاده از پلتفرم‌های نه‌چندان قدرتمند و… )
• کم‌بودن سطح تعامل
• عدم تمرکز و حواس پرتی شرکت‌کنندگان
• مدیریت نکردن زمان
• اطلاع‌رسانی نامناسب

موارد ذکر شده، مهم‌ترین چالش‌ها و مشکلاتی است که برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. در همین راستا، آشنایی با نکات مدیریت جلسه آنلاین از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

7 نکته مهم برای مدیریت جلسه آنلاین

اکنون که با چالش‌ها و مشکلات احتمالی در جلسات مجازی آشنا شدیم، در ادامه مقاله به مهم‌ترین نکات مدیریت جلسه آنلاین اشاره می‌کنیم.

1. تهیه یک دستورالعمل برای برگزاری جلسه آنلاین

قبل از برگزاری جلسه آنلاین، یک دستورالعمل جامع برای مدیریت جلسه آنلاین تهیه کنید. در این دستورالعمل، باید به تمامی موارد در نحوه‌ی اداره جلسه مجازی اشاره و در ابتدای جلسه برای شرکت‌کنندگان ارائه داده شود. تهیه‌ی دستورالعمل به مدیریت و اداره جلسات مجازی کمک می‌کند تا جلسه آنلاین ساختارمند و منظم پیش برود.

2. تعیین نقش افراد در جلسه آنلاین

اگر جلسه‌ی آنلاین شما شامل چندین سخنران و موضوع است، باید قبل از آغاز جلسه نقش و وظایف محوله به افراد را مشخص کنید. در واقع، باید سخنران‌ها، مسئول پیگیری کارها، مسئول فراهم‌کردن زیرساخت‌های لازم و …. مشخص شوند. تعیین نقش‌ها و مشخص‌کردن وظایف این امکان را برای افراد فراهم می‌کند جلسه را منظم و مطابق برنامه‌ریزی‌های انجام شده پیش ببرید.

3. تعامل‌کردن با شرکت‌کنندگان

یکی از معایب جلسه آنلاین این است که برگزارکنندگان به خوبی با شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه تعامل ندارند. البته این مشکل فقط مربوط به جلسه‌های آنلاین نمی‌شود و یکی از معایب وبینار و کلاس آنلاین نیز، کم‌بودن سطح تعامل برگزارکننده با شرکت‌کنندگان است. این موضوع می‌تواند باعث پایین آمدن راندمان و بهره‌وری رویدادهای آنلاین شود.

در همین راستا، پیشنهاد می‌شود که با ارائه محتوای چند رسانه‌ای و جذاب، پرسش و پاسخ با شرکت‌کنندگان و …. در جلسه آنلاین تعامل برقرار کرده و بهره‌وری را افزایش دهید.

4.توجه به مدت زمان ارائه

بسیاری از برگزارکنندگان جلسه آنلاین به مدت زمان برگزاری جلسه توجهی ندارند و محدودیتی برای این موضوع در نظر نمی‌گیرند. در واقع بسیاری از افراد، بیش از زمان تعیین شده جلسه را ادامه می‌دهند. این موضوع نیز باعث پایین آمدن راندمان و همچنین خستگی شرکت‌کنندگان در جلسه می‌شود. از این رو، پیشنهاد می‌شود که به محدودیت زمان تعیین شده در جلسات توجه داشته باشید.

5. بررسی پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین

یکی دیگر از نکات مدیریت جلسه آنلاین، بررسی پلتفرم مورد استفاده است. قبل از برگزاری جلسه آنلاین، از یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب استفاده کنید تا در هنگام برگزاری جلسه آنلاین با مشکل‌های احتمالی مواجه نشوید. افزون بر این، جلسه آنلاین خود را در بستر پلتفرمی برگزار کنید که امکان ارتباط گرفتن با پشتیبانی آن وجود دارد.

اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین است که علاوه بر زیرساخت‌های قدرتمند، از امکانات مختلفی نیز بهره می‌برد. امکان ضبط جلسه‌های آنلاین، اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، امکان به اشتراک‌گذاشتن صفحه نمایش دستگاه، ارتباط گرفتن با تیم پشتیبانی برای حل مشکلات احتمالی از جمله امکانات این پلتفرمی بومی و کاملا ایرانی است.

6. اطلاع‌رسانی به موقع

یکی از مواردی که در مدیریت جلسه آنلاین کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، اطلاع‌رسانی به موقع زمان برگزاری است. بسیاری از برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین بدون در نظر گرفتن برنامه زمانی شرکت‌کنندگان، جلسه آنلاین برگزار می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود تا برنامه‌ زمانی شرکت‌کنندگان در جلسه بهم بریزد. در همین راستا، به برگزارکنندگان جلسات آنلاین پیشنهاد می‌شود که از یک تا چند روز قبل، شرکت‌کنندگان را از زمان برگزاری مطلع کنند.

7. اشتراک‌گذاری یادداشت‌ها و صورت جلسه با شرکت‌کنندگان

آخرین نکته‌ی که می‌تواند به مدیریت و اداره بهتر جلسه‌های آنلاین کمک کند، اشتراک‌گذاری یادداشت‌ها و صورت جلسات با شرکت‌کنندگان است. بسیاری از جلسه‌های آنلاین بدون نتیجه‌گیری و اشتراک‌گذاری تصمیمات گرفته شده به پایان می‌رسند و هدف مشخصی ندارند.

جمع‌بندی

جلسه‌های آنلاین در مقایسه با جلسه‌های حضوری، دارای مزایای جذابی است که می‌تواند شرکت‌ها، سازمان‌ها، موسسات آموزشی و  … را به برگزاری این نوع جلسه‌ها ترغیب کنند. البته برگزاری جلسه‌های مجازی به آسانی نیست و افراد باید با نکات برگزاری آشنا باشند که ما در این مقاله به آن‌ها اشاره کردیم؛ هفت تکنیک مدیریت جلسه‌های آنلاین به شما کمک می‌کند تا به خوبی جلسه‌های مجازی را اداره کنید.

اسکای‌روم، بزرگ‌ترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین

بیش از 50 هزار برگزارکننده وبینار، جلسه و کلاس آنلاین، رویدادهای مجازی خود را در بستر اسکای‌روم برگزار کرده‌اند که بخش زیادی از این برگزارکننده‌ها، سازمان و شرکت‌ها هستند. در واقع، بسیاری سازمان‌ها، شرکت‌ها و همچنین موسسات آموزشی جلسه آنلاین خود را با اسکای‌روم برگزار کرده‌اند. همچنین، تاکنون بیش از 15 میلیون شرکت‌کننده در رویدادهای برگزار شده در  بستر اسکای‌روم حضور داشته‌اند.

برای اطلاع از سرویس‌های اسکای‌روم، به صفحه سرویس‌ها مراجعه کنید یا با کارشناسان ما تماس بگیرد تا شما را راهنمایی کنند.