۱۰ اشتباه رایج در برگزاری رویداد آنلاین

برگزاری هر رویداد دیجیتالی، می‌تواند فرصتی عالی برای تعامل با مخاطبان، بازاریابی موثر و ارائه محتوای ارزشمند باشد. از زمان برنامه‌ریزی برای اجرای رویداد تا زمانی رویداد به پایان می‌رسد، می‌توانیم دچار یکی از اشتباهات برگزاری رویداد آنلاین شویم.

بسیاری از برگزارکننده‌ها (چه حرفه‌ای‌ها و چه تازه‌کارها) به دلیل این اشتباهاتی که در ادامه توضیح داده می‌شود، با چالش‌هایی مواجه می‌شوند که می‌تواند کیفیت کل رویداد را تحت تاثیر قرار دهد. در این مطلب، با رایج‌ترین این اشتباهات آشنا می‌شوید تا بتوانید رویدادهایی حرفه‌ای‌تر، روان‌تر و جذاب‌تر برگزار کنید.

اشتباهات برنامه‌ریزی

کسی نمی‌تواند منکر اثرگذاری برنامه‌ریزی در اجرای بی‌نقص و عالی هر رویدادی باشد. بنابراین ما برنامه‌ریزی برای رویداد را «پایه اصلی» هر رویدادی می‌نامیم. اگر این پایه را اشتباه بگذارید، در روز اجرا هیچ چیزی نمی‌تواند رویدادتان را نجات دهد. چه اشتباهاتی در این مسیر وجود دارد؟

۱) بی‌هدف شروع کردن مسیر رویداد

اینکه به دنبال برگزاری رویداد به صورت بی‌هدف و بدون حل مسئله‌ای برنامه‌ریزی کنید، به هیچ وجه درست نیست. وقتی هدف‌تان [برندینگ، آموزش یا فروش] مشخص نباشد، تمام تصمیم‌های بعدی مبهم و پر خطا خواهد بود.

از جمله خطاهای دیگری که پیش رویتان قرار دارد، می‌توان به انتخاب غلط «عنوان رویداد» و «سخنران» اشاره کرد. بنابراین اول از همه بدانید که قصد دارید با رویداد چه کاری را انجام دهید و در انتهای رویداد، شرکت‌کننده‌ها هم چه کاری [خرید محصول، خدمات یا دنبال کردنتان] برای شما انجام دهند.

۲) عدم شناخت مخاطب و نیازهای او

هر شرکت‌کننده‌ای، به دنبال پاسخ «سوال‌های ذهنی» یا «رفع نیازهای اساسی خود» است و به همین خاطر در رویداد ثبت‌نام می‌کند. او به دنبال رسیدن به مقصد با کمک شما و رویدادتان است و اگر همسفر خوبی در این مسیر باشید، باز هم به شما رجوع خواهد کرد.

رویداد آنلاین باید بازتابی از زبان و دغدغه‌های مخاطب باشد. یکی از اشتباهات رایج رویداد آنلاین این است که اگر ندانید برای چه کسی صحبت می‌کنید، محتوای شما بی‌اثر خواهد بود. شناخت پرسونای مخاطب کمک می‌کند ساختار محتوا و نحوه تعامل دقیق‌تر طراحی شود.

۳) انتخاب زمان نامناسب برای رویداد

انتخاب زمان غلط برای اجرای رویداد، می‌تواند به اندازه نتیجه‌ افتضاح نشناختن پرسونای مخاطب، بد باشد. فرض کنید زمان رویداد یکشنبه صبح یا حتی در عصر روزهایی باشد که فردای آن، تعطیلی وجود ندارد.

در حالی که اکثر مخاطبان شما درگیر کار روزانه‌اند یا خود را برای روز کاری بعد آماده می‌کنند، چه نتیجه‌ای حاصل می‌شود؟ ممکن است ثبت‌نامی‌ها زیاد باشد، اما افراد کمتر از حد انتظارتان در رویداد حاضر شوند. بنابراین همیشه نیم نگاهی به تقویم داشته باشید و از طرفی بهترین ساعت ممکن را برای مخاطب‌های خود انتخاب کنید.

۴) طراحی ناقص جدول زمانی حین اجرا

حالا که قرار است به زمان برگزاری رویداد فکر کرده و بر مبنای آن برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، بهتر است برای خود رویداد نیز جدول زمانی مناسب طراحی کنید. اگر وبینارتان زمان کوتاهی از مخاطب می‌گیرد، سعی کنید به صورت خلاصه جواب «سوال‌های ذهنی‌‌» او را بدهید. اگر هم قصد معرفی خدمت یا محصولی را دارید، بدون شاخ و برگ دادن به اصل موضوع، نشان دهید که چگونه می‌توانید «نیازهای اساسی» مخاطب را پوشش دهید.

برای رویدادهایی با بازه زمانی طولانی‌تر، نقاط استراحت را شناسایی کنید. اجازه دهید شرکت‌کننده مطالب شما را ذره‌ذره درک کند؛ بدون آنکه با حجم زیادی از اطلاعات روبه‌رو شده و سردرگم شود. از طرفی، با دادن همین زمان استراحت، می‌توانید انرژی خودتان را بازیابی کرده و برای ادامه رویداد آماده شوید.

اشتباهات فنی

وقتی از اشتباهات برگزاری رویداد آنلاین برای برنامه‌ریزی جلوگیری کردید، نوبت به فراهم کردن زیرساخت‌های فنی می‌رسد. مطمئن باشید که بهترین محتوا، بهترین برگزارکننده و بهترین رویداد، بدون زیرساخت فنی مناسب شکست می‌خورد.

مرحله فنی، همان جایی است که باید مثل ساعت دقیق کار کند. اشتباهات رایج در این بخش چه مواردی هستند؟

۵) انتخاب پلتفرم نامناسب برای رویداد

یادتان باشد باید پلتفرم مناسبی نسبت به برنامه‌ریزی‌هایی که برای رویدادتان داشته‌اید، انتخاب کنید. چه مقدار ثبت‌نامی دارید؟ به چه ابزارهایی برای ارائه نیاز دارید؟ آیا امکانات اضافه کاربردی (مثل ضبط ابری یا دامنه اختصاصی) از پلتفرم می‌خواهید؟ همه این‌ها سوال‌هایی است که به عنوان برگزارکننده می‌توانید از خود بپرسید و با نتیجه نهایی که به دست می‌آورید، بهترین پلتفرم‌ برگزاری رویداد را انتخاب کنید.

۶) عدم تست کامل پلتفرم قبل از اجرا

انتخاب پلتفرم به تنهایی کافی نیست و باید محیط آن را هم بشناسید. وقتی تسلطی به پلتفرم نداشته باشید، اگر مشکلی برای خودتان یا شرکت‌کننده‌ها پیش بیاید، نمی‌توانید آن را کنترل کنید.

از طرفی، تمام امکانات را یک بار آزمایش کنید. ببینید که همه قابلیت‌ها چطور کار می‌کنند؟ چگونه می‌توانید نیازهایتان را با توجه به این قابلیت‌ها برطرف کنید؟ (مثل اینکه از فهرست اعضا یا چت‌های صورت گرفته خروجی بگیرید). آیا امکان تغییر کیفیت تصویر وجود دارد؟ آیا می‌توانید بدون نیاز به نرم‌افزارهای دیگر، اقدام به ضبط محتواهای رویداد کنید؟

تسلط روی پلتفرم منتخبتان، قطع به یقیین در مدیریت رویداد، اجرای با کیفیت‌تر و حل مشکلات شرکت‌کنندگان به شما کمک خواهد کرد. مطمئن باشید که این تسلط شما و استفاده درست از ابزار یا مدیریت شرایط بحرانی با کمترین اتلاف وقت، برای همه شرکت‌کننده‌ها هم ارزشمند تلقی می‌شود.

۷) کیفیت پایین رویداد

شرکت‌کننده برای وقتی که می‌گذارد، ارزش قائل است و دوست دارد بهترین صداها و تصاویر را در رویداد ببیند. بنابراین، همه این عوامل وابسته به اینترنتی است که به واسطه آن، رویداد آغاز شده و همه در آن حضور دارند. طبیعی است که سرعت بالای اینترنت و تاخیر کم شبکه، از مهم‌ترین فاکتورها برای استفاده از سرویس‌های خارجی است.

در مقابل، پلتفرم‌های داخلی و بومی مثل اسکای‌روم به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با حداقل‌ترین سرعت اینترنت هم می‌توانید اقدام به برگزاری رویداد خود کنید. بنابراین اگر شما اینترنت مناسبی برای رویداد ندارید، یا فکر می‌کنید مخاطبانتان ممکن است در نقاطی باشند که اینترنت آن‌ها به خوبی جوابگوی شرکت در رویداد نیست، بهتر است در انتخاب پلتفرم برگزاری رویداد بیش‌تر دقت کنید.

۸) نداشتن تیم فنی مناسب

این نوع از اشتباهات برگزاری رویداد آنلاین را بیشتر کسانی انجام می‌دهند که رویدادهای پرهزینه‌تری برگزار می‌کنند؛ اما همه برگزارکننده‌ها باید به آن توجه داشته باشند. بعضی از وبینارها، در استودیوهای مجهز برگزار می‌شوند و به همین خاطر، سخنران و مجری کمترین میزان تعامل با مخاطب را دارند.

تیم‌های فنی جایگزین برگزارکننده هستند و به عنوان پشتیبان رویداد، مسیری را طی می‌کنند که خیلی از برگزارکننده‌های تک نفره (یعنی کسانی که رویدادهای کوچک دارند) انجام می‌دهند. بنابراین در انتخاب تیم فنی دقت داشته باشید و به جای استفاده از افراد کم تجربه، تیم مجربی داشته باشید که بتوانند از پس تمام کارها، از جمله رفع مشکلات لحظه‌ای کاربران یا سایر مشکلات، بر بیایند.

تعامل مخاطب

به هر حال قصدتان از برگزاری رویداد هر چیزی که باشد، باید منجر به جذب اعتماد مخاطب شود تا او در آینده نیز با شما تعامل کند. وقتی رویداد آغاز شد، همه چیز حول تجربه شرکت‌کننده می‌چرخد. تعامل فعال با مخاطب باعث می‌شود رویدادتان در ذهن او بماند و به شما اعتماد کند. فقط یک اشتباه در این بخش کافی است تا به سادگی بیشتر زحماتتان از بین برود. این اشتباهات شامل چه مواردی می‌شود؟

۹) تبدیل رویداد به سخنرانی طولانی و بدون تعامل

بیشترین بازخوردهای منفی برای رویدادهایی است که برگزارکننده (چه یک نفر، چه مجری و سخنران بایکدیگر) ارزشی برای دغدغه‌های مخاطبان قائل نیستند. به هیچ عنوان، رویداد را مثل کنفرانس نبینید که یک نفر اطلاعاتی می‌دهد و دیگران گوش می‌دهند.

مخاطب همیشه سوالاتی برای پرسیدن دارد. بنابراین به یاد داشته باشید که هر از گاهی نگاهی به چت باکس انداخته (خودتان یا تیم فنی‌تان) و مهم‌ترین سوالات را جمع‌آوری کنید و در زمان مناسب، به آن‌ها پاسخ دهید. اگر هم زمانی را پرسش و پاسخ تعیین کرده‌اید (که بهتر است آخر جلسه نباشد)، سعی کنید به پرسش‌ها پاسخ خلاصه و کاربردی دهید تا اکثر سوالات و دغدغه‌ها را با پاسخ‌هایتان پوشش دهید.

۱۰) مدیریت ضعیف شرکت‌کنندها بعد از رویداد

در بسیاری از موارد مشاهده شده که برگزارکننده‌ها، مخاطبان خود را پس از رویداد به حال خود رها کرده و دیگر با آن ها ارتباط نمی‌گیرند. تمرکز آن‌ها بیشتر به سمت شرکت‌کننده‌هایی می‌رود که محصولات یا دوره‌ها را خریده‌اند؛ بنابراین به سایر افراد توجه‌ای نمی‌کنند.

برای دریافت بهترین بازخوردها، همه شرکت‌کنند‌ه‌ها را مد نظر قرار دهید و از همه آن‌ها تقاضا کنید که در نظرسنجی، پرسشنامه یا فرم‌های آنلاینی که تهیه کرده‌اید، شرکت کنند. با دریافت این بازخورده‌ها و جمع‌آوری دقیق نظرات، می‌توانید نتایج را ارزیابی کرده و به عنوان مبنایی برای بهبود در ایونت‌های آینده از آن‌ها استفاده کنید.

سخن آخر

این ده مورد، از مواردی بود که جزو اشتباهات برگزاری رویداد آنلاین تلقی می‌شود و سعی کنید هر برنامه‌ریزی و نحوه اجرا و تعاملی که دارید، این موارد را انجام ندهید. بعضی اوقات ممکن است یک یا دو اشتباه را به صورت سهوی انجام شود، بنابراین با دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان یا ضبط کل رویداد و تماشای آن به صورت شخصی در آینده، می‌توانید مشکلات را متوجه شده و از انجام آن در آینده جلوگیری کنید.