چک لیست کامل اجرای رویداد آنلاین

برای اینکه رویداد موفقی داشته باشیم، چه کاری باید انجام دهیم؟ اگر برای اولین بار باشد که به فکر برگزاری رویدادی افتاده‌اید، شاید این یکی از اصلی‌ترین و ابتدایی‌ترین سوالاتی باشد که به ذهن‌تان می‌رسد و قطع به یقین به دنبال چک لیست رویداد آنلاین جهت برگزاری می‌گردید.

این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا با ذهنی منظم و برنامه‌ریزی شده، تمامی مراحل را طی کنید. چرا به این چک‌لیست نیاز خواهید داشت؟ برای اینکه بتوانید بر ارائه محتوا و تعامل با مخاطبان خود تمرکز کنید.

قبل از رویداد

در این بخش از چک‌لیست رویداد آنلاین، تمرکز اصلی روی استراتژی، برنامه‌ریزی دقیق و آماده‌سازی تمام بخش‌های رویداد است که اگر درست روی آن فکر نشود، نتیجه نهایی دلخواه‌مان حاصل نخواهد شد.

برخی از اطلاعاتی که در این بخش پیش‌بینی می‌کنید، می‌تواند دقیق نباشد. بنابراین با چک‌لیستی که در مرحله (پس از رویداد) مطالعه خواهید کرد، به شما کمک خواهد کرد تا در آینده برای رویدادهای بعدی، پیش‌بینی‌های دقیق‌تری داشته باشید و به درستی برای برخی از آیتم‌های این چک‌لیست هزینه کنید.

اقدامات مهم برای برنامه‌ریزی وبینار

• تعیین اهداف و معیارهای کلیدی عملکردی: چه چیزی از برگزاری رویداد می‌خواهید؟ انتظار دارید چه نتیجه‌ای حاصل شود؟ می‌خواهید مخاطبان از برندتان آگاه شوند یا آموزش ببینند؟ همه این‌ها در اولین قدم از این چک‌لیست تعیین می‌شود.
• شناخت مخاطب هدف: آیا مخاطبانتان صاحب کسب‌و‌کار هستند یا نیروهای کار جوان‌اند؟ شناخت دقیق از ویژگی‌ها، نیازها و انتظارات آن‌ها، می‌تواند باعث خلق رویدادی جذاب با نرخ تبدیل بالا شود.
• تعیین بودجه: برآورد هزینه‌های احتمالی و تخصیص بودجه به بخش‌های مختلف (اعم از انتخاب پلتفرم، شیوه‌های بازاریابی، تولید محتوا و…) اینجا شکل می‌گیرد.
• انتخاب پلتفرم مناسب: بر اساس اهداف، تعداد مخاطبان و نوع محتوا، بهترین پلتفرم آنلاین برای برگزاری رویداد خود را انتخاب کنید که بتواند از حجم دغدغه‌های شما کم کند.
• انتخاب و هماهنگی با سخنران‌ها: اگر برای رویداد خود، سخنران یا سخنران‌هایی دارید، با آن‌ها هماهنگ کرده و سعی کنید تجهیزاتشان را یکبار پیش از شروع رویداد، آزمایش کنید.
• آماده‌سازی محتوای رویداد: طراحی اسلایدها، ویدئوها، فایل‌های ارائه و سایر محتواهای بصری و متنی باید به دقت در این مرحله انجام شود.
• برنامه‌ریزی بازاریابی و تبلیغات: طراحی کمپین‌های تبلیغاتی، اس‌ام‌اس مارکتینگ و اطلاع‌رسانی در شبکه‌های اجتماعی از راه‌های آگاه‌سازی مخاطبانی است که برای آن‌ها می‌خواهید این رویداد را برقرار کنید.
• ساخت صفحه لندینگ برای ثبت‌نام: ایجاد صفحه جذاب و کاربرپسند برای ثبت‌نام شرکت‌کننده‌ها با امکان دریافت اطلاعات لازم هم نیاز است. اگر پلتفرمی مثل اسکای‌روم را انتخاب کنید، دیگر نیازی به ایجاد و طراحی صفحه جذاب ندارید؛ چون این کار به صورت اتوماتیک انجام می‌شود.
• آماده‌سازی فنی پیش از رویداد: از عملکرد صحیح اینترنت، صدا، تصویر، میکروفون و نرم‌افزارهای مورد نیاز اطمینان حاصل کنید.
• برگزاری وبینار آزمایشی: با برگزاری وبینار آزمایشی،‌می‌توانید شرایط تصویر، صدا و مابقی موارد را بررسی کرده و خروجی که به شرکت‌کننده می‌دهید را از پیش نظاره کنید.

حین رویداد

وقتی که از مرحله پیش با موفقیت عبور کردید، می‌توانید از این چک لیست دوم برای پیش‌برد سایر اهداف استفاده کنید. مواردی که در ادامه گفته می‌شود، روی کیفیت اجرا، تعامل و اعتمادسازی مخاطب با شما را شکل خواهد داد.

شروع به موقع و خوشامدگویی:

• باز کردن اتاق رویداد چند دقیقه زودتر از زمان مقرری که تعیین کرده‌اید.
• در صورت امکان، از موسیقی ملایم یا اسلایدهای خوشامدگویی تا شروع رسمی استفاده کنید.
• خوشامدگویی گرم و معرفی مختصر با توجه به اهداف رویداد و برنامه کلی داشته باشید.
• سخنران‌ها را معرفی کرده و موضوعاتی که آن‌ها صحبت خواهند کرد را خیلی مختصر شرح دهید.

مدیریت فنی لحظه‌ای:

• مانیتورینگ مداوم از کیفیت صدا و تصویر داشته باشید (مطالعه نظرات کاربران در این مورد کمک‌کننده خواهد بود).
• پخش باکیفیت تصویر و میکروفون سخنران‌ها و رفع سریع مشکلات فنی احتمالی اطمینان حاصل کنید.
• وضعیت اشتراک‌گذاری صفحه توسط سخنران‌ها را رصد کرده و سطح دسترسی شرکت‌کننده‌ها به محتوا‌های قابل دانلود را مدیریت کنید.
• فعالیت کاربران به منظور جلوگیری از بروز هرگونه اختلال و بررسی چت باکس برای بستن یا باز کردن فعالیت در آن را پایش کنید.

مدیریت محتوا و ارائه:

• محتواها را طبق برنامه زمان‌بندی شده توسط سخنران‌ها یا شخص خودتان به مخاطب ارائه دهید.
• اعلام زمان باقی‌مانده به سخنران‌ها نکته مهمی است. اجازه ندهید مخاطب با صحبت‌های بیشتر یا صرف زمان بیشتر خارج از برنامه خسته شود.

هدایت بخش پرسش و پاسخ:

• سوالات شرکت‌کننده‌ها از طریق بخش گفت‌و‌گوی متنی را جمع‌آوری کنید.
• دسته‌بندی و اولویت‌بندی سوالات را برای پاسخ در زمان مناسب فراموش نکنید (در زمان استراحت یا توسط فردی که پشتیبانی رویدادتان را بر عهده گرفته، قابل انجام است).
• در زمان مناسب و موضوع مرتبط با سوالات، آن‌ها را پاسخ داده یا برای سخنران شرح دهید.
• سوالات را خیلی خلاصه جواب داده و زمان زیادی را از مخاطب‌ها برای درک و فهم نگیرید.

افزایش تعامل با شرکت‌کننده‌ها:

• از نظرسنجی‌های زنده برای تعامل با مخاطب‌ها استفاده کنید.
• تشویق شرکت‌کننده‌ها به طرح سوالات خود و ارائه دیدگاه در بخش گفت‌و‌گوی متنی.
• اگر می‌توانید، شخصی را برای مدیریت و پاسخگویی به پیام‌های دریافتی در بخش گفت‌و‌گوی متنی تعیین کرده تا با مخاطبان به صورت متنی هم در ارتباط باشد.

اطلاع‌رسانی‌های مهم:

• اطلاع‌رسانی در مورد رویدادهای آتی یا نحوه دسترسی به محتوای ضبط شده هم داشته باشید.

پایان‌بندی مناسب:

• جمع‌بندی نکات کلیدی رویداد را یکبار دیگر به صورت خلاصه اعلام کنید.
• از سخنران‌ها (در صورت وجود) و شرکت‌کنند‌ه‌ها تشکر کنید.
• در مورد مراحل بعدی که مخاطبان فعال با آن‌ها روبه‌رو خواهند شد هم صحبت کنید. (مانند دریافت گواهی‌نامه برای شرکت در دوره اختصاصی، دسترسی به فایل ضبط شده وبینار و …).

بعد از رویداد

کار شما با اتمام رویداد به پایان نمی‌رسد. جمع‌بندی، تحلیل و پیگیری پس از رویداد، بخش مهمی از مدیریت رویداد آنلاین است که در نهایت به تبدیل مخاطب از کاربر به مشتری کمک شایانی می‌کند.

• ارسال محتوای تکمیلی یا پیشنهاد جذاب: برای شرکت‌کننده‌ها، خلاصه رویداد، فایل‌های ارائه شده یا ویدیوی ضبط شده رویداد را ارسال کنید. حتی می‌توانید پیشنهاد‌های جذاب خودتان را در انتها فقط برای اشخاص شرکت‌کننده ارائه دهید تا فرصت تعامل بیشتری در آینده با شما داشته باشند.
• جمع‌آوری بازخورد: چنین کاری دلخواه است و می‌تواند اولویت نداشته باشد. بنابراین اگر پرسشنامه‌ای ساخته‌اید یا توانسته‌اید مخاطبان خود را به کانال‌های شخصی‌تان هدایت کنید، از آن‌ها پیرامون کیفیت رویداد نظرسنجی کنید. این بازخوردها برای بهبود رویدادهای آتی بسیار ارزشمند خواهند بود.
• تحلیل نتایج: داده‌های مربوط به تعداد شرکت‌کننده‌ها، میزان مشارکت، نتایج نظرسنجی‌ها و سایر معیارهای کلیدی را جمع‌آوری و تحلیل کنید. بعد از این کار، می‌توانید داده‌های دقیق را با اهداف اولیه که پیش‌بینی کرده بوده‌اید، مقایسه کنید تا دیتاهای خامی که در آینده برای رویدادهای بعدی‌تان در نظر می‌گیرید، دقیق‌تر شود.
• پیگیری با شرکت‌کننده‌ها: بر اساس اهداف رویداد، اقدامات بعدی را برای پیگیری با شرکت‌کننده‌ها (مانند ارسال اطلاعات بیشتر از برنامه‌های آتی، ارسال پیشنهادات ویژه لحظه آخری یا دعوت به انجام کاری) انجام دهید.
• تهیه گزارش نهایی: گزارشی جامع از اهداف، نحوه اجرا، نتایج و درس‌های آموخته شده از رویداد تهیه کنید. این گزارش برای تیم شما و ذینفعان مفید خواهد بود.

سخن آخر

با دنبال کردن دقیق این چک‌لیست رویداد آنلاین، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که رویدادتان بدون مشکل برگزار می‌شود. همه این‌ها، تجربه‌های ارزشمند و تاثیرگذار برای تمامی شرکت‌کننده‌ها رقم می‌زند و همین منجر به اعتمادسازی و شرکت در دوره‌های بعدی را تضمین می‌کند. به خاطر داشته باشید که این سبک از مدیریت رویداد آنلاین می‌تواند در آینده به شما کمک کند تا هرچه جلوتر می‌روید، بتوانید رویدادهای مناسب با کیفیت‌ بیشتر و خروجی بهتری برگزار کنید.

با اسکای‌روم، دغدغه‌های کمتری جهت برگزاری وبینارها خواهید داشت. کافی‌ است اطلاعات پایه و مهم خود را در بخش «رویداد» وارد کرده تا بدون انجام کارهای اضافه، صفحه لندینگ برای ثبت‌نام، مدیریت کاربران، استفاده از پنل اس‌ام‌اس اختصاصی و کسب‌درآمد داشته باشید.